A tarefa de construir as comunicações certas é tão eterna quanto o próprio mundo. As pessoas mudam, os processos mudam – e as comunicações mudam junto com eles. E o debate sobre quais métodos de comunicação são mais eficazes parece interminável.

Na minha opinião, o e-mail como ferramenta de comunicação é muitas vezes subvalorizado e mal utilizado. Como disse certa vez um alto executivo amigo meu que estava se afogando em mensagens de e-mail: “Responder a todos no Outlook deveria ser um recurso pago...”

Considero o e-mail um dos melhores métodos de comunicação de projetos pelos seguintes motivos principais:

• Rapidez na entrega das informações;
• Independência da contratação de qualquer um dos destinatários da informação no momento do envio da mensagem;
• Registrar a data e hora do envio, salvando o histórico da correspondência;
• Possibilidade de utilização de métodos adicionais de rastreamento de mensagens (notificação de entrega, notificação de leitura);
• O mesmo texto da mensagem original para todos os destinatários;
• Flexibilidade na geração de mensagens (o remetente pode estar em qualquer lugar e enviar uma mensagem a qualquer hora que lhe for conveniente);
• Possibilidade de ordenação de mensagens, busca rápida;
• A capacidade de usar botões de votação para obter aprovação ou selecionar uma alternativa;
• Possibilidade de anexar materiais adicionais.

Quais são as desvantagens de entregar informações por e-mail? Não há muitos deles:

• Pode haver um atraso no feedback;
• Dificuldade em discutir o tema da mensagem (se a mensagem envolver discussão).

Todos os outros métodos de comunicação, na minha opinião, são mais trabalhosos em termos de tempo e esforço, distorcem mais a informação original e são menos convenientes do ponto de vista da função principal das comunicações, mas a principal tarefa das comunicações ainda é a troca de informações. O e-mail minimiza a perda de tempo no processamento de uma mensagem - cada destinatário gasta o tempo que for necessário para processar a informação, tendo em conta as suas características individuais. Outros métodos de transmissão de informações, como reuniões pessoais, chamadas telefônicas ou webconferências, exigem mais trabalho e as informações são mais distorcidas durante a transmissão da mensagem.

Portanto, acredito que o e-mail em uma empresa deve ser usado da forma mais ativa possível, mas direto ao ponto. Se você colocar 30 pessoas no campo “Destinatários”, e em uma carta perguntar a todos o que pensam sobre o assunto, a correspondência se transformará em um depósito de informações, principalmente se entre os destinatários houver funcionários excessivamente sociáveis ​​​​e criativos que também preferem o Botão “Responder a todos” (que ainda é gratuito!).

Regras simples que se propõem a utilizar para aumentar a eficiência das comunicações numa empresa através do email:

1. Coloque no campo “Destinatários” apenas os destinatários que realmente necessitam. Se você não tem certeza se o destinatário precisa da sua mensagem ou se a sua mensagem não é dirigida a ele pessoalmente, coloque-a no campo “Copiar” ou exclua-a completamente da mensagem.

2. Escreva da forma mais breve e concisa possível. Não anexe muitos arquivos a uma mensagem. O tamanho da mensagem deve ser mantido dentro de limites razoáveis. Se o investimento for grande, é melhor postar no portal corporativo e enviar um link.

3. Não abuse do ícone de Alta Importância. No entanto, as secretárias que definem este ícone nas configurações padrão do Outlook para cada carta há muito desacreditam o próprio princípio de filtrar as cartas por importância.

4. Crie uma estrutura que seja conveniente para você distribuir cartas no programa de correio.

5. Configure a movimentação automática de cartas de determinados destinatários ou contendo determinadas palavras no assunto para pastas que você não lerá regularmente. Por exemplo, além da pasta “Spam”, também utilizo pastas para coleta automática de cartas, como “Informações corporativas” e “Spam técnico”. A primeira pasta contém correspondências do serviço de pessoal sobre aniversários de funcionários, sobre organização de passeios turísticos, etc. A pasta “Spam Técnico” contém notificações do cliente de e-mail, como “O convite foi aceito”, “Sua inscrição está sendo considerada” e assim por diante.

6. Use grupos de contato para correspondências. O Outlook, por exemplo, permite criar grupos de contatos a partir de contatos do seu catálogo de endereços. Crie grupos de contatos uma vez e você não precisará se lembrar sempre que enviar uma mensagem para quem deseja enviar a mensagem. Os grupos podem ser criados de acordo com vários critérios (divisões, projetos, interesses, etc.). Exemplos de grupos de contacto: “Contabilidade”, “Gestores de Topo”, “Participantes da formação Excel”, “Equipa do projeto de implementação SAP”, “Participantes nas reuniões semanais do projeto de Reorganização de Armazéns”. Utilizando grupos de contato, você nunca esquecerá ninguém e, pelo contrário, não enviará uma carta desnecessária.

7. Desative lembretes sobre cartas recebidas e, principalmente, janelas pop-up, não apenas no seu computador de trabalho, mas também no seu tablet e telefone (se o e-mail comercial estiver conectado lá). Verifique seu e-mail não a cada 10 minutos quando a janela de alerta aparecer no Outlook, mas 2 vezes ao dia, agende um horário para isso em seu calendário.

8. Se a mensagem envolver discussão e ficar muito acalorada, interrompa a discussão por correio e agende uma reunião sobre o assunto.

9. Use modelos de mensagens para e-mails repetidos com frequência. Esses modelos podem ser inseridos em um programa de e-mail (por exemplo, no Outlook os modelos estão localizados no menu “Assinaturas”) da seguinte forma:

“Caros colegas, boa tarde!

Estou enviando _________ (nome do documento) para aprovação. Por favor, envie-me quaisquer perguntas, sugestões ou comentários por e-mail. Se não houver comentários seus antes das 14h00 _____ (data), o documento será considerado aprovado por você.

Sinceramente,

Ivanov IP.”

Nesse caso, toda vez que precisar enviar um documento para aprovação, basta selecionar o modelo adequado, anexar o próprio documento ou um link para ele, preencher os espaços em branco e enviar aos destinatários. Pequenas coisas resultam em muito tempo economizado?

É claro que, em alguns casos, uma reunião pessoal é um tipo de comunicação absolutamente necessário. Por exemplo, para tomar uma decisão sobre um candidato, é necessária uma entrevista presencial, uma vez que nem um currículo nem uma entrevista por Skype darão uma imagem completa da personalidade do candidato. No entanto, tais situações que exigem reuniões pessoais não ultrapassam 20%. Em todos os outros casos, a utilização do email, na minha opinião, é preferível e pode poupar-lhe tempo e aumentar a eficiência das comunicações.

Em nosso blog escrevemos muito sobre como criar e trabalhar com email. Já discutimos as dificuldades de combater o spam, o futuro do e-mail, as questões de proteção da correspondência por e-mail e a criação de respostas automáticas por e-mail dos serviços de suporte.

Hoje falaremos sobre o que as ferramentas de comunicação influenciam e como escolhê-las (principalmente no caso da comunicação empresarial). Ben Mathes, engenheiro e funcionário de muitas startups americanas, escreveu um material interessante sobre esse assunto em seu blog no Medium. Apresentamos a sua atenção os principais pensamentos desta nota.

A comunicação é muito importante

Existe uma crença comum entre os melhores programadores de que o elemento mais importante do software é a sua arquitetura. Arquitetura não significa a estrutura do código, mas como o software se ajusta e restringe a forma de pensar, escreve Mathez.
Particularmente importante é o software que as pessoas usam para se comunicarem umas com as outras. Os espaços sociais estão migrando rapidamente para um formato digital. As redes sociais influenciam a forma como nos comunicamos, o engenheiro tem certeza.

Por exemplo, as pessoas no 4chan têm conversas muito diferentes das do Facebook, e as conversas de bate-papo dos seus colegas no Slack são muito diferentes das conversas por e-mail.

Mitch Kapor falou sobre isso nos anos 90:

Os limites das nossas capacidades dependem da estrutura da rede social e da forma como nos comunicamos..

John Lilly abordou este tópico durante seu discurso na Cúpula Code for America em 2014:

Os meios de comunicação influenciam a forma e o estilo da nossa comunicação e, por vezes, determinam completamente os tópicos das nossas discussões. Freqüentemente, eles ditam o que podemos ou não dizer. Não podemos falar com um comentador político da CNN, mas podemos falar com Barack Obama no Twitter.

Comunicações e política

Originalmente havia outra frase na citação de Mitch Kapor. Se você colocá-la de volta no lugar, a afirmação assume um significado completamente diferente.

Arquitetura é política. Os limites das nossas capacidades dependem da estrutura da rede social e da forma como nos comunicamos.

Isto tem enormes consequências sociais.

Como exemplo, podemos tomar a discussão do conflito que eclodiu na cidade americana de Ferguson ( #Ferguson #Vidas negras importam). Os canais de televisão, especialmente a CNN, são um meio de transmissão. Ao cobrir os acontecimentos em Ferguson, a CNN tentou justificar o comportamento dos encarregados da aplicação da lei, enfatizando que a polícia estava apenas tentando conter os tumultos dos manifestantes. Neste caso, um pequeno círculo de pessoas controla o que as massas veem. E o Twitter é um meio de transmissão coletivo controlado pelas próprias massas. A diferença, embora pequena, é significativa.

Não foi por acaso que Ev Williams deu à plataforma de blog que criou o nome Medium, que em inglês significa “intermediário”. Medium possui uma interface de usuário simples e atraente, mas também uma arquitetura muito bem pensada. A ideia principal do serviço é a interação das pessoas.

Para quais finalidades o e-mail é mais adequado?

Então, se a comunicação é tão importante, por que usamos sempre apenas e-mail?, pergunta Mathez. O e-mail é uma ferramenta de comunicação incrível com muitas vantagens, sendo a principal delas a sua onipresença. É popular porque é difundido. O envio de e-mails faz sentido na comunicação com o mundo exterior (clientes, consultores e outras pessoas fora do escritório). Mas e a comunicação dentro de uma organização? Comunicação com as pessoas com quem você trabalha todos os dias?

Apesar de todas as vantagens do email, o engenheiro tem certeza de que essa ferramenta não é ideal para uso em comunicações em equipes e dentro da empresa.

Como você concorda sobre quem está trabalhando em quê? Como saber quando as tarefas vencem? Como você determina quem processará os resultados? Como você descobre o que as pessoas estão fazendo todos os dias, todas as semanas, todos os meses? Se você usar o e-mail para lidar com todas essas questões, forçará todos os funcionários a manter todas essas informações em mente ou inseri-las em planilhas. Como resultado, existe o risco de perder dados importantes ou esquecer algo.

Segundo Mathez, é preciso se perguntar qual é a finalidade de determinado tipo de comunicação. Uma vez identificados, será mais fácil escolher as ferramentas mais adequadas para este caso.

• Conclusão rápida e oportuna das tarefas - isso pode ser discutido em tempo real em chats como IRC ou Slack.
• Revisão e resolução de inconsistências – Existem diversas ferramentas para edição colaborativa de documentos do Quip.
• Contabilidade e análise - para isso existe um CRM, além dos serviços de gerenciamento de projetos Pivotal e Trello.

O meio determina que tipos de interações você pode ter com seus interlocutores e quais tipos você não pode, e cada vez mais, essas interações determinam se você consegue realizar seu trabalho.

Comunicação antes da Internet/Comunicação agora

Por que o e-mail é tão popular?

A pessoa com mais poder escolhe o meio de comunicação. De acordo com o Princípio de Peter, as pessoas tendem a continuar a usar uma ideia, tecnologia ou coisa já comprovada em condições alteradas, mesmo além do escopo aceitável de aplicação dessa ideia, tecnologia ou coisa.

Em outras palavras, você é forçado a usar e-mail porque seu chefe o utiliza, escreve Mathez. Ao mesmo tempo, esta ferramenta de comunicação num caso particular pode não ser a escolha ideal.

Se você quer mais conhecer seus amigos do que eles querem conhecer você, então você tem que se ajustar e escolher um lugar que seja mais conveniente para eles.

Para ser justo, vale a pena notar que este princípio também funciona para os gestores. Eles são forçados a se adaptar aos seus clientes, portanto, o marketing de sucesso inclui não apenas o fluxo de documentos internos, mas também comunicações externas (e-mail marketing, outdoors, etc.).
O e-mail é um meio comum de comunicação, o que é ótimo. Pode ser muito útil, mas pode não ser suficiente para as atividades profissionais diárias nas condições modernas.

O principal conselho de Mathez na escolha de um meio de comunicação empresarial dentro de uma empresa é:

Se você tem autoridade para escolher o meio de comunicação de sua equipe, faça essa escolha de forma consciente. E se você não tem tempo para isso, deixe sua equipe fazer a escolha sozinha. Mas não podemos esquecer que neste caso também terá que utilizar o meio de comunicação que os seus colaboradores escolheram.

A difusão do trabalho e da vida baseados na Web terá enormes consequências sociais. Muitos temem que os computadores e a Internet conduzam ao apagamento da individualidade, que o mundo perca o seu calor e a sua diversidade. Mas, ao mesmo tempo, as pessoas também tinham medo de que o telefone levasse a uma redução nos contactos pessoais. Assim como uma reunião pode ser substituída por uma conversa telefônica, também pode ser substituída por uma troca de e-mail. E qualquer meio de comunicação cria certas oportunidades de abuso. A forma como nos comunicamos pessoal e profissionalmente online continuará a evoluir. Há também preocupações de que o estilo da Web, em que cada um parece estar no seu mundinho, possa levar ao colapso da sociedade. Pessoalmente, acho que acontecerá exatamente o oposto. O telefone e o e-mail fortaleceram as conexões entre pessoas que vivem em cidades diferentes, e os computadores e a Internet também não tiram nada de ninguém, simplesmente fornecem outra forma de comunicação.  

Os participantes da pesquisa podem ser contatados por meio de comunicação pessoal, por telefone ou por correio. As modernas tecnologias de informação oferecem oportunidades adicionais para a realização de pesquisas escritas via Internet e por e-mail. A principal dificuldade na implementação deste formulário na Rússia é a cobertura desigual de diferentes categorias de cidadãos e regiões por estes meios.  

As pesquisas foram realizadas com 55 funcionários, dos quais 15 foram classificados como o tipo de gestor nomeado, 34 eram subordinados a eles e 6 eram seus chefes. Verificou-se que os gestores de tipo burocrático (BBTs) sentem-se desconfortáveis ​​individualmente com os seus subordinados diretos, mas as suas ligações à organização através da participação em vários comités são amplas e profundas. Eles passam a maior parte do tempo de trabalho mantendo conexões por telefone, e-mail e outros meios de comunicação. Os MBTs raramente aderem às regras de subordinação e relações formais, reduzindo tudo à comunicação informal e utilizando circunstâncias favoráveis ​​​​em seu comportamento. Procuram evitar a interação coletiva com os subordinados (reuniões), onde é possível a troca intensiva de informações. Ao agirem em nome de vários comités, procuram isentar-se da responsabilidade pelas falhas.  

A comunicação indireta é realizada com o auxílio de meios técnicos auxiliares através da troca de memorandos, por telefone, por e-mail, etc. Normalmente, a comunicação indireta leva muito menos tempo e requer significativamente menos custos psicológicos do que a comunicação direta. A comunicação direta é um diálogo ao vivo, uma conversa com uma pessoa.  

Para além das tradicionais reuniões telefónicas e pessoais, utilize ativamente os meios de comunicação mais eficazes e modernos, que irão agilizar significativamente a sua comunicação 1) telemóvel 2) email 3) fax.  

Como catalisador para aumentar os requisitos de profissionalismo, o desenvolvimento técnico promove a utilização pelos empregadores de métodos não tradicionais para atrair rapidamente especialistas multifuncionais, incluindo a sua aquisição a outras organizações, caça de cabeças, etc. Ao criar a oportunidade de uma busca mais rápida de candidatos, os meios de comunicação tecnicamente avançados permitem economizar tempo na comunicação sem contato com eles durante o processo de seleção (recebimento de informações faltantes, por exemplo, por e-mail), ampliar oportunidades em a utilização de métodos de estudo e avaliação indirectos dos candidatos, e realizar simulados mais qualificados (por exemplo, utilizando uma câmara de filmar) e depois avaliar de forma mais objectiva a aptidão dos candidatos (utilizando cassetes de vídeo).  

Comunicação com clientes. Uma das áreas mais importantes de aplicação da Internet é a organização da comunicação com os clientes. O elevado nível de produtos oferecidos, aliado a meios de comunicação acessíveis e convenientes entre os clientes e a empresa, é certamente benéfico para ambas as partes. Embora a maioria das grandes empresas possa se dar ao luxo de configurar um servidor de marketing em funcionamento constante, as pequenas e médias empresas podem usar o e-mail em combinação com uma lista ou grupos de notícias.  

Outro segmento considerado alvo foi o mercado de funcionários de instituições financeiras. Os bancos na Rússia naquela época estavam “em vigor” e tinham dinheiro (não como três anos depois). Para muitas categorias de profissões bancárias, o telefone celular não é um luxo, mas um meio de comunicação necessário (para negociações, compra de títulos, moeda, obtenção de empréstimos no mercado interbancário, etc.). Mobilidade e eficiência são tudo para eles. Os mesmos parâmetros do produto, como roaming, compatibilidade com fax ou e-mail, também são coisas muito úteis. Você pode obter um bom tráfego deles. A rentabilidade deste segmento foi estimada ainda superior ao primeiro.  

A teleconferência é um meio de comunicação poderoso e ao mesmo tempo simples entre os usuários da Internet. Se através do e-mail você pode entrar em contato com um ou mais destinatários que você conhece, então através das teleconferências é possível estabelecer contatos com quaisquer assinantes que compartilhem interesses comuns ou realizem projetos conjuntos. O trabalho aqui é assim.  

Uma bolsa eletrônica é uma plataforma de negociação onde você pode encontrar o fornecedor ou cliente de bens e serviços desejado e negociar com ele. A central eletrônica e seus serviços podem ser acessados ​​de praticamente qualquer lugar do mundo. Além disso, economiza tempo e dinheiro e elimina inúmeros intermediários, fornecendo diversos tipos de informações (atuais, analíticas, de preços, etc.) em tempo real. A rapidez de acesso às informações necessárias, as ferramentas de busca de ofertas, os meios integrados de comunicação com as contrapartes agilizam o procedimento de celebração de transações e elevam o trabalho em bolsa a um novo patamar qualitativo. O acesso aos recursos do intercâmbio eletrônico é feito via Internet, e-mail, telefone, fax. Por exemplo, Bolsa Agrícola Ucraniana (http //  

Normalmente, a distribuição dos produtos começa com o recebimento dos pedidos, que podem vir diretamente dos consumidores, bem como por meio de

Os meios de comunicação eletrônica utilizados na comunicação empresarial incluem:

Fax;

Telefone e telemóvel;

E-mail;

Videoconferência, interfone, webinars, teleconferências;

Internet.

Consideremos os principais meios de comunicação empresarial eletrônica.

Hoje, o tipo mais simples de comunicação eletrônica é comunicação por fax. Faxé o envio e recebimento de cópias exatas de documentos por meio de rede telefônica pública ou privada. Texto e gráficos são lidos diretamente do original pelo scanner, após o qual essas informações podem ser transmitidas literalmente para qualquer lugar do mundo. Os faxes são recebidos e enviados máquinas de fax. Fax ou telefax (fax)– cópia de documento (escrito, gráfico, visual) recebido em papel, transmitido por canais de comunicação por fax (utilizando equipamento de fax). Um fax não pode ser considerado um tipo separado de documento, uma vez que qualquer documento em papel pode ser transmitido por fax - uma ordem, instrução, contrato, etc. Na maioria das vezes, um fax é usado para transmitir cartas oficiais de mensagens informativas. As vantagens deste canal de comunicação são uma redução significativa no tempo de transmissão das informações e maior confiabilidade na entrega. O fax é usado para transmitir informações operacionais. O faxograma, sujeito aos procedimentos estabelecidos, tem valor jurídico, sendo esta a sua principal diferença em relação à fotocópia, que necessita de certificação especial. No entanto, é preferível enviar documentos importantes (por exemplo, um contrato) por correio registado ou correio expresso.

O tipo mais famoso de comunicação eletrônica é correio eletrônico (e-mail). Correio eletrônico (e-mail) – Este é um sistema que utiliza um computador pessoal para enviar e receber informações. Este tipo de comunicação comercial eletrônica é usado para transmitir mensagens tanto dentro de uma instituição quanto entre diferentes organizações. Em termos da composição dos seus elementos e princípio de funcionamento, o e-mail reproduz praticamente o sistema do correio normal (em papel), tomando emprestados tanto os termos (correio, carta, envelope, anexo, caixa, entrega, etc.) como características - facilidade de uso, atrasos na transmissão de mensagens, confiabilidade suficiente e ao mesmo tempo não há garantia de entrega. E-mail– documento transmitido por e-mail através de um sistema de comunicação entre computadores, recebido na forma de videograma na tela do monitor ou na forma de cópia em papel impressa em impressora. O e-mail conquistou seu lugar na correspondência comercial devido às suas vantagens - disponibilidade 24 horas por dia, eficiência e facilidade de uso. Comparado com outros tipos de comunicação empresarial electrónica, o e-mail permite-lhe: · enviar e receber mensagens instantaneamente; responder às cartas dos correspondentes (utilizando os seus endereços nas cartas); · enviar cópias da carta a vários destinatários de uma só vez; enviar não apenas informações textuais e gráficas, mas também programas.

No entanto, o e-mail na comunicação empresarial tem uma série de desvantagens.

1. Uma mensagem recebida por email parece menos formal do que um documento apresentado em papel.

2. A transmissão de documentos por email coloca o problema de verificação da autenticidade da assinatura (autorização do documento), ou seja, utilização de um programa especial de assinatura digital eletrónica e celebração de um acordo de autorização separado com cada correspondente.

Formatando um e-mail

As regras da correspondência eletrónica não são fixadas por quaisquer normas ou regulamentos, mas são determinadas, por um lado, pelas regras gerais de preparação de documentos comerciais em papel e, por outro lado, pelas regras de comunicação em rede ( netiqueta ou netiketa), desenvolvido por internautas. Nas grandes empresas, existe um padrão corporativo único para a elaboração de e-mails, que inclui a estrutura da própria carta, regras para contato com o cliente, dados da assinatura (nome completo, cargo, telefone comercial, endereço de e-mail e link para a empresa site). Além disso, esta norma pode proibir o uso de emoticons que não estejam relacionados à esfera empresarial. As características de composição das cartas comerciais eletrônicas estão em total conformidade com os padrões geralmente aceitos de correspondência comercial. Tanto nas cartas tradicionais quanto nas cartas por e-mail, existem três elementos composicionais: partes introdutórias, corpo e partes finais.

Assunto da carta– um atributo essencial da correspondência eletrônica. Trata-se de uma breve apresentação do conteúdo principal da carta, que posteriormente ajudará o destinatário a encontrar rapidamente as informações de que necessita em seu correio. Ao indicar o título da carta, o autor demonstra seu respeito pelo destinatário. Se uma carta for enviada a um estranho, então o assunto é o que cria a primeira impressão de seu escritor. Sua redação deve refletir o significado principal da carta, mas ao mesmo tempo não deve ser muito genérica. Por exemplo, você não deve iniciar uma carta comercial importante com o assunto Boa tarde. Especificar um tópico é a maneira mais fácil de manter o fio da conversa, portanto, mudar o assunto da comunicação sem uma mudança correspondente no campo “Assunto” pode complicar o processo de comunicação.

Apelo. Na comunicação eletrônica, muitas vezes há uma mistura de sinais de negócios e cartas amigáveis. Saudações como Boa tarde, Olá, pode coexistir com chamadas Querido, Caro. Além disso, na correspondência por e-mail, o apelo às vezes é omitido, indo direto ao ponto. Mas para deixar o e-mail mais formal, recomenda-se utilizar a seguinte fórmula de endereço: “Prezado + nome, patronímico”.

Assinatura eletrônica. Ter assinatura eletrônica nas mensagens é uma regra de boa forma para correspondência comercial. Sempre use uma assinatura – ela ajudará o entrevistado a identificá-lo de maneira única. E não se esqueça de incluir várias maneiras possíveis de entrar em contato com você. Geralmente são números de telefone, e-mail, fax, ICQ.

Na assinatura de uma carta comercial, você deve evitar tudo o que possa ser percebido de forma ambígua: aforismos, citações, expressões engraçadas, quaisquer tópicos relacionados à religião, nacionalidade, política, etc.

Regras básicas para elaboração de assinatura eletrônica:

1) a assinatura eletrônica não deve exceder 5–6 linhas;

2) o número de caracteres por linha não deve ser superior a 70.

Índice
Introdução 3
Papel e funções do e-mail 4
Estilo de comunicação 5
Formatando um e-mail 6
Funcionalidades do “Setiket” ao enviar e receber e-mails 11
Conclusão 13
Referências 15

Introdução
Hoje é muito difícil encontrar uma empresa que não tenha utilizado as conquistas do progresso científico e técnico na sua prática de comunicação interpessoal: e-mail, ICQ, fax, comunicações móveis. E se tivermos um maior conhecimento das regras da correspondência comercial e das conversas telefônicas, poucas pessoas terão ideia de como se comportar na Internet. Mas também aqui existem certas regras de etiqueta, que são regulamentadas pela “Setiket”. A regra principal do “Setiket” é a mesma de qualquer outra etiqueta: comporte-se de forma que seja fácil de entender, não crie problemas para os outros e não interfira no diálogo normal, mesmo que seja conduzido via e- correspondência. Comporte-se sempre de forma a não ofender a pessoa com quem você se corresponde pela Internet.
Em seu artigo “50 regras práticas de etiqueta de rede empresarial”, Chuck Martin, presidente da consultoria americana The Digital Estate Group, escreve: “Netiqueta (etiqueta de rede) significa um conjunto de regras de comportamento e conduta adotadas ao usar redes de computadores. O cumprimento dessas regras é especialmente importante porque no ambiente eletrônico é impossível separar a posição da empresa e do cliente. "As Regras da Rede Empresarial" surgiu como um guia para estabelecer e manter relacionamentos saudáveis ​​e felizes entre uma empresa e seus clientes."
Nesta seção, não considerarei as regras de conduta em fóruns, blogs e chats, mas apenas falarei sobre o papel e as funções do e-mail, bem como como conduzir correspondência comercial via e-mail para facilitar a comunicação com parceiros, colegas e amigos. mais conveniente e eficaz.

Papel e funções do e-mail
O e-mail é um dos tipos de serviço mais utilizados tanto em redes corporativas quanto na Internet. Não é apenas uma forma de entregar mensagens, mas um meio essencial de comunicação, distribuição de informações e gestão de diversos processos nos negócios. O papel do email fica claro quando consideramos as funções que o email desempenha:
garante a troca de informações internas e externas;
é um componente do sistema de gerenciamento de documentos;
forma um protocolo de transporte para aplicações corporativas;
é um meio de criar uma infraestrutura de comércio eletrônico.
Graças a essas funções, o e-mail resolve uma das tarefas mais importantes do momento - forma um espaço unificado de informação. Em primeiro lugar, trata-se da criação de uma infra-estrutura de comunicação comum que simplifique a troca de informações entre indivíduos, departamentos de uma mesma empresa e diversas organizações.
A utilização do e-mail para trocar informações entre pessoas dentro e fora de uma organização tem o potencial de revolucionar a tecnologia e a forma como as coisas são feitas. A transição para o intercâmbio eletrónico de documentos abre novas oportunidades para aumentar a eficiência do trabalho e poupar tempo e dinheiro.

Estilo de comunicação

Ao se corresponder por e-mail, você pode pular as saudações e saudações e ir direto ao ponto. Mas, se você quiser que seu e-mail seja mais formal, o autor recomenda usar a seguinte fórmula de endereço: “Boa tarde, querido (querido) + nome, nome do meio, endereço”. E só depois disso você deverá passar ao objetivo do seu recurso.
Apesar de toda a informalidade da comunicação, é preciso lembrar e seguir uma das regras mais importantes na hora de redigir e-mails - a adesão aos princípios da alfabetização e da lógica. Só porque o e-mail é um método rápido de comunicação não significa que deva ser desleixado. Certifique-se de iniciar sua frase com letra maiúscula e usar pontos finais. Os nomes e títulos devem começar com letras maiúsculas. O texto escrito apenas em letras minúsculas, sem pontos ou outros sinais de pontuação, é difícil de ler. O texto, escrito apenas em maiúsculas, geralmente é percebido na leitura como um GRITO CONTÍNUO.
Você deve usar espaços (linhas em branco) ou reticências para separar uma ideia da outra, pois tendem a funcionar como um parágrafo em um e-mail.

Formatando um e-mail

Muitas empresas possuem um padrão corporativo único para formatação de e-mails, que inclui a estrutura da própria carta, regras para contato com o cliente, dados da assinatura (nome completo, cargo, telefone comercial, endereço de e-mail e link para o site da empresa). Além disso, esta norma pode proibir o uso de emoticons que não estejam relacionados à esfera empresarial.
Em geral, a estrutura de um email comercial pode ser representada da seguinte forma:
1. “Chapéu” em estilo corporativo.
2. Saudação
3. Conteúdo, finalidade do recurso
4. Adeus
5. Assinatura pessoal indicando contatos.
6.Link para o site da empresa.
7. Logotipo se necessário...

Conclusão

Ao pesquisar o tema que escolhi, cheguei à conclusão de que o e-mail é um meio eficaz de comunicação empresarial. Este tipo de comunicação, especialmente dentro das empresas, está se tornando central no ambiente de trabalho moderno, substituindo gradativamente os meios de comunicação em papel. Milhões de pessoas em todo o mundo já possuem endereços de e-mail, e um empresário recebe em média de 30 a 40 mensagens por dia! O e-mail parece, em muitos aspectos, mais conveniente do que o correio normal em “papel”. Em primeiro lugar, você não precisa se levantar do computador e ir até a caixa de correio para receber ou enviar uma carta. Em segundo lugar, na maioria dos casos, uma mensagem é entregue por correio electrónico muito mais rapidamente do que por correio normal; custa menos; Para enviar uma carta a vários destinatários, não é necessário imprimi-la em muitas cópias; basta inserir o texto uma vez no computador; se precisar reler, corrigir uma carta que recebeu ou redigiu, ou utilizar trechos dela, é mais fácil, pois o texto já está no computador; é mais conveniente armazenar um grande número de cartas em um arquivo em um disco do que em uma gaveta de mesa; Fica mais fácil pesquisar no arquivo e, por fim, só economiza papel.

Mas mesmo com tantas vantagens, os emails ainda apresentam, na minha opinião, duas grandes desvantagens.

A primeira é a destruição do inglês tradicional. Na era da tecnologia da informação e das telecomunicações, as crianças americanas modernas estão enfrentando novas dificuldades durante os estudos - isto não é apenas um mau desempenho acadêmico, mas um “esquecimento” de sua língua nativa na forma em que ela existe há séculos. Além do fato de os adolescentes americanos serem praticamente incapazes de escrever à mão com precisão, já que desde a infância estão acostumados a usar o teclado para escrever textos, seu vocabulário foi gradualmente se estreitando ao dicionário SMS.
Os alunos estão tão acostumados com abreviações que, se tiverem que escrever rapidamente, ou omitem algumas sílabas das palavras, ou inadvertidamente usam formas abreviadas nos trabalhos que submetem ao professor para teste. Ao mesmo tempo, o tipo de palavras sofre mudanças significativas. Por exemplo, em vez de “hetero” você obtém “srt8”, em vez de “você” você obtém “u”. Em alguns canais de TV que transmitem programas com mensagens SMS, muitas vezes você pode ver formas estranhas como “noe” (saber), “dun” (não), “enuf” (suficiente) e “4” (para).
Este facto indica que a utilização de uma versão distorcida e truncada da língua inglesa é, de facto, aceitável na sociedade. Embora muitos cientistas e linguistas acreditem que a transmissão de tais mensagens na televisão nacional deva ser proibida, uma vez que os meios de comunicação populares são obrigados a promover a linguagem literária. No entanto, quer os linguistas profissionais gostem ou não, o dicionário SMS está firmemente enraizado entre a população de língua inglesa da América. O processo de constante mudança e modernização é inerente a qualquer idioma, e se um número suficiente de pessoas optar por usar uma nova grafia ou pronúncia. de palavras, a linguagem a norma sofre alterações e se torna aceitável.
A segunda desvantagem dos e-mails é a falta, em comparação com as cartas tradicionais, de calor e sinceridade. Afinal, o processo antes agradável e emocionante de passar uma caneta em um pedaço de papel, quando você tenta expressar todas as emoções positivas que o dominam, foi substituído por toques sem alma no teclado do computador.

Lista da literatura utilizada: 1. “Etiqueta internacional. Peculiaridades da etiqueta empresarial em diferentes países" Editora "Phoenix" 2008.
2. Revista “Psicologia e Negócios” 1992-2016.
3. Balakin K. “Protocolo de Negócios” 2010.
4. Brandes MP. Estilística do texto. Curso teórico. M., 2004
5. Randolph Kahn “Regras para uso de e-mail” 2007

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