Tamara Vorotyntseva – diretora de desenvolvimento da empresa de treinamento “BUSINESS PARTNER” (Moscou). Coach de negócios praticante, autor do livro “Construindo um Sistema de Treinamento de Pessoal” e publicações em publicações de negócios na Rússia, Cazaquistão e Ucrânia. Criador do boletim informativo da Internet: “Correspondência por e-mail nos negócios” no servidor subscribe.ru! O livro é um guia prático para empresários que se correspondem ativamente com clientes e parceiros. Apresenta ferramentas que ajudarão a tornar a comunicação eletrônica eficaz, otimizada em termos de tempo e resultados e mais compatível com as normas e regras aceitas na comunidade empresarial moderna. O autor dá conselhos práticos, ilustra suas observações com casos da vida real e fornece conclusões fundamentadas. O texto do livro é rico em exemplos reconhecíveis de correspondência comercial real. O autor compartilha suas observações, técnicas e “truques” que podem afetar significativamente a eficiência e eficácia dos negócios e-mail. Se você estiver homem de negócios e é importante que você escreva de forma rápida, concisa e competente, de acordo com as regras dos bons costumes comerciais - este livro se tornará seu assistente confiável.

Livro:

Ao trabalhar com os campos Para, Cc e Cco, lembre-se de que esta é uma parte importante do e-mail que afeta ações adicionais participantes da correspondência.

“Para quem” (“Isso”). Este campo contém o endereço do destinatário a quem a carta e as informações nela contidas são dirigidas diretamente. O autor da carta aguarda uma resposta do destinatário principal. Se dois destinatários forem colocados neste campo, o autor da carta estará aguardando uma resposta de cada um ou de alguns deles (lembre-se disso se o seu nome estiver na lista de destinatários). Ao mesmo tempo (se você for o remetente), lembre-se que não é muito aconselhável incluir mais de um destinatário no campo “Para” (“Para”). Uma carta enviada a vários destinatários pode não receber uma única resposta, pois cada um pensará que o outro responderá.

Se a carta for endereçada a você, mas contiver cópias de outros destinatários, certifique-se de usar o botão “Responder a TODOS” ao responder! Isso permitirá que você mantenha o círculo de destinatários designado pelo iniciador da correspondência.

“Cópia” (“Cs”). EM Neste campo coloque os endereços dos destinatários que, na sua opinião, deveriam ter conhecimento da correspondência sobre este assunto. Esses destinatários recebem informações apenas “para sua informação”. O destinatário do CC geralmente não precisa responder à carta, mas pode fazê-lo se necessário.

OBSERVE. ISSO É IMPORTANTE!

Se o seu nome estiver no campo “Cc” (“CC”), ao entrar em correspondência lembre-se que há situações em que é extremamente importante ser educado. Use as frases: “Deixe-me participar da discussão” ou “Deixe-me participar do seu diálogo” ou “Deixe-me expressar minha opinião”.

"Cópia oculta" ("Cco"). Este campo tem uso proibido em algumas empresas, por ser uma ferramenta que contraria padrões éticos de comunicação. O objetivo deste campo é convidar o destinatário a se tornar uma “testemunha secreta”.

Se sua prática comercial é usar esse campo em seu trabalho, considere o seguinte. O destinatário CCO permanece invisível para o destinatário principal e para os destinatários CCO. Às vezes é útil que o remetente e o “destinatário secreto” tenham um acordo preliminar (ou conhecimento subsequente) sobre a razão e a finalidade deste método de informação.

OBSERVE. ISSO É IMPORTANTE!

O destinatário “oculto” não deve de forma alguma entrar em correspondência a partir deste campo.

Como enviar um documento por e-mail para manequins, três maneiras fáceis.

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Com o desenvolvimento da World Wide Web, surgiram mais formas de comunicação entre pessoas à distância. Agora você pode não apenas ligar para alguém sem sair de casa, mas também enviar um e-mail.

Ao mesmo tempo, por e-mail, você pode enviar cartas com anexos na forma de diversos documentos de texto, apresentações, fotos, vídeos e muito mais. Claro, todo o processo de envio de um e-mail com anexo é bastante simples.

No entanto, às vezes é difícil para usuários iniciantes realizar essa tarefa sem ajuda externa. Este material abordará mais detalhadamente o envio de e-mails com anexos.

Como enviar um documento por e-mail

Apesar dos diversos serviços que permitem o envio eletrônico de cartas pela Internet (Yandex.Mail, Gmail, Mail.ru, Yahoo, Rambler e outros), todos funcionam de acordo com o mesmo algoritmo.

Apenas anexar um arquivo nesses serviços pode variar um pouco. Mas em geral, para enviar um e-mail com anexo, você pode seguir o seguinte procedimento:

• Primeiro você precisa entrar em sua conta no serviço e clicar em “Escrever” ou outro botão fornecido pelo serviço de correio para escrever uma carta eletronicamente.
• Em seguida, indique na linha “Para” endereço de email correspondência do destinatário.
• Se necessário, você pode especificar o assunto da sua carta no campo “Assunto”.
• A seguir, além do texto simples, se você precisar enviar um documento ou outro arquivo do seu computador, você precisa encontrar a ferramenta responsável por isso no serviço que você utiliza e clicar nela. Por exemplo, se você usa Yandex.Mail, Gmail ou Yahoo para esses fins, então você precisa clicar no ícone em forma de clipe de papel, e em Mail.ru e Rambler há um botão “Anexar arquivo”.
• Após encontrar o documento que deseja enviar, clique nele com o mouse para selecioná-lo e clique no botão “Abrir”.
• Após enviar os arquivos para o serviço de correio, verifique se a carta está formatada corretamente (para quem você a está enviando e exatamente o que). Se houver mais documentos do que o necessário ou você escolheu o errado, ao lado dele, via de regra, com lado direito um ícone de lixeira aparece, clicando nele o exclui arquivo desnecessário. Para adicionar um documento, clique novamente no clipe ou em “Anexar arquivo”.
• Para enviar um e-mail ao destinatário, clique no botão “Enviar”.

Também é importante notar que ao usar versão móvel caixas de correio, o algoritmo de ações é semelhante ao estendido. Ou seja, se você estiver viajando e o documento necessário estiver no seu celular ou tablet, então se você tiver aplicativo móvel, também pode ser enviado por e-mail.

Neste caso, preencha também todos os campos obrigatórios, e a seguir clique no clipe ou em “Anexar arquivo”, adicionando assim o documento e enviando. Como você pode ver, tudo é bastante simples e prático.

Enviar link

Se o seu documento estiver armazenado em serviços em nuvem, como Google Drive, Yandex Drive e outros, ou você criou um documento no Google Doc, poderá enviar um link para o documento.

Para isso, abra o documento, clique em configurações de acesso e copie o link, que pode ser enviado por e-mail. Se forem documentos armazenados no Drive, você poderá baixá-los para o seu computador; se for um documento do Google Docs, poderá editá-lo em conjunto, fazer alterações, comentários e assim por diante.

Palavra

Se você usar o programa Word para criar e editar documentos, poderá configurar a função de envio de e-mail uma vez e depois usá-la.

Instruções:

Observe painel superior, nomeadamente na aba - mailings. Um novo ícone deverá aparecer ali, com o nome que você deu.

Agora, após criar ou editar um documento, clique neste ícone. Basta indicar o e-mail do destinatário e o documento será enviado para o endereço especificado.

Como enviar um documento por email, resumo

Mostrei três maneiras de enviar um documento por e-mail, escolha a que for mais conveniente para você. Depois de enviar uma carta, você entenderá que não há nada complicado nesse processo.

O principal a entender é que você não envia o documento em papel, ele fica com você. você envia cópia eletrônica, e o próprio destinatário irá imprimi-lo, se necessário.

Mas para enviar o original em papel de qualquer documento deverá utilizar o nosso correio normal e enviar o documento por correio registado.

Artigos úteis:

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No Microsoft Outlook, você pode especificar que, para todas as mensagens enviadas, um Cco automático (Cco) será enviado para outras listas de distribuição ou usuários.

Um cenário em que esta regra é útil é quando todos os membros do grupo respondem a mensagens de e-mail recebidas, como Centralizar suporte técnico. Quando um membro do grupo responde a uma mensagem, os outros membros do grupo recebem automaticamente uma cópia da resposta, mantendo todas as mensagens enviadas atualizadas.

regras do cliente

Crie uma regra

Agora, toda vez que você enviar uma mensagem, seja uma nova mensagem, encaminhar uma mensagem ou uma resposta, as pessoas ou grupos especificados na regra serão adicionados automaticamente como destinatários da cópia. Os nomes de pessoas ou grupos não aparecem na linha Cc da mensagem escrita, mas esses nomes aparecerão para todos os destinatários da mensagem.

Desabilitar uma regra

Na visualização Mail, na guia Lar clique no botão regras > Gerenciar regras e alertas.

Na guia da seção Regra

Clique no botão OK.

Regras e Alertas.

Conselho: Mais informações Para obter informações sobre como desabilitar rapidamente esta regra para mensagens individuais, consulte a próxima seção ("").

Use uma categoria para desativar o CC automático para mensagens individuais

Se você deseja flexibilidade para desativar novas regras de cópia automáticas com base em uma única mensagem sem precisar navegar pela caixa de diálogo regras e alertas, você pode usar o recurso de categorias no Outlook, junto com uma regra.

Conselho:

Primeiro, você precisa criar uma regra para enviar automaticamente cópia oculta (CC) para todas as mensagens de e-mail enviadas.

Esta regra específica é chamada regras do cliente. As regras do cliente são executadas somente no computador em que foram criadas e somente se o Outlook estiver em execução. Se você enviasse um e-mail usando conta e-mail em outro computador, a regra não será executada nesse computador para que seja criada neste computador. Essa mesma regra deve ser criada em cada computador que planeja utilizá-la.

Crie uma regra

Agora, toda vez que você enviar uma mensagem, seja uma nova mensagem, encaminhar uma mensagem ou uma resposta, as pessoas ou listas de distribuição especificadas na regra serão adicionadas automaticamente como destinatários da cópia. Os nomes das pessoas ou listas de distribuição não aparecem na linha Cc da mensagem escrita, mas esses nomes aparecerão para todos que receberem a mensagem.

Desabilitar uma regra

Para evitar que uma cópia seja enviada automaticamente, você deve primeiro desabilitar a regra.

No Mail no menu Serviço clique no botão Regras e Alertas.

Na aba Regras de e-mail na seção Regra desmarque a caixa correspondente à regra que você criou.

Clique no botão OK.

Agora você pode enviar uma mensagem sem enviar automaticamente uma cópia para outras pessoas ou listas de e-mail. A regra ficará inativa até que seja reativada na caixa de diálogo Regras e Alertas.

Conselho:

Use uma categoria para desativar o CC automático para mensagens individuais

Se você deseja desativar a nova regra automática de envio de CC para mensagens individuais sem chamar a caixa de diálogo Regras e Alertas, você poderá definir a regra para uma categoria que esteja disponível no Office Outlook 2007.

Modifique a regra criada anteriormente para que, ao adicionar a categoria especificada a uma mensagem, a regra não envie automaticamente uma cópia.

Sempre que você quiser desabilitar a regra de CC automático para uma mensagem, aplique uma categoria a ela.

Conselho: Você pode usar um atalho de teclado se o tiver especificado ao criar a categoria.

Quando você envia uma mensagem, a regra de cópia automática não se aplica.

Backup Mail.ru pela rede é realizada através do plugin "E-mail" utilizando o protocolo IMAP. Handy Backup fornece backup direto Correspondência sem usar clientes locais e sites intermediários.

Princípios de backup do Mail.ru usando Handy Backup

O plugin "E-mail" fornece acesso através do protocolo IMAP a qualquer servidor de correio remoto que suporte este protocolo, incluindo serviço postal mail.ru (backup Mail.ru). Backup Mail ru mail é criado automaticamente usando este plugin.

Como fazer backup do e-mail Mail.ru usando o plugin de e-mail?

Para tornar um backup de e-mail Mail.ru uma tarefa automatizada de Handy Backup, use as seguintes instruções:

1. Abra o Backup prático. Chame uma nova tarefa usando as teclas Ctrl+N ou o botão.
2. Selecione tarefas no assistente de criação backup dados na Etapa 1.
3. Vá para a Etapa 2 e selecione o plugin na lista de fontes de dados E-mail.

1. Clique duas vezes no plugin ou clique no botão Adicionar - a janela do plugin será aberta.
2. Na caixa de diálogo que é aberta, insira as informações da sua conta para backup do Mail.ru
>

Observação: conjunto completo configurações padrão para backup de e-mail Mail.ru - servidor imap.mail.ru, porta 993, tipo de conexão SSL/TLS, autorização “Plain’.

1. Clique em OK - o programa estabelecerá a conexão. Retorne à janela do plug-in.
2. Marque os dados para copiar correio.

Observação. Você pode fazer backup do Mail em uma mensagem.

1. Depois de verificar todas as informações necessárias, clique em OK novamente e retorne à Etapa 2.
2. Continue criando sua tarefa. Mais detalhes sobre as etapas da tarefa podem ser encontrados no Guia do Usuário.

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Versão 8.1.1 datada de 16 de dezembro de 2019. 106MB
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A solução Standard contém uma gama completa de funções para fazer backup de mail.ru e armazenar cópias de mensagens de e-mail em mídias de armazenamento populares.

Vantagens do backup de e-mail Mail.ru com Handy Backup

Ampla gama de opções de armazenamento de dados

Você pode escolher na Etapa 3 onde salvará o e-mail de backup do Mail.ru. Escolha entre uma ampla variedade de opções de armazenamento, incluindo unidades locais e removíveis, Servidores FTP, unidades de rede e dispositivos NAS, nuvens Yandex.Disk, Google Drive, Dropbox, OneDrive, armazenamento especial HBDrive, etc.

Proteção e compactação de dados

Criptografe suas mensagens com uma chave de 128 bits usando um algoritmo BlowFish modificado. Compacte dados em um único arquivo ou individualmente em um arquivo ZIP. Ou deixe os dados inalterados para visualizar e modificar backups de e-mail sem restaurar.

Variedade de opções de backup de e-mail

Escolha entre backups de e-mail incrementais, diferenciais ou mistos para economizar tempo e tráfego de rede. Armazene várias versões de backup mail.ru, fornecidas com carimbos de data e hora, se necessário. Livre-se de backups desatualizados.

Chamar outros programas antes ou depois de uma tarefa

Aproveite a oportunidade para executar outras tarefas, por ex. cliente de e-mail com o protocolo POP3 ou um coletor de lixo, antes ou depois de concluir a tarefa de backup de e-mail Mail.ru. Automatize a cópia de e-mail em seu fluxo de trabalho!

Lançamento automático e repetição de tarefas

Execute um backup do Mail em um horário específico e repita-o em intervalos definidos de meses a minutos, inclusive. Vincule o lançamento de uma tarefa a um evento ou conexão do sistema Unidade USB. Use a execução automática para tarefas perdidas.

Outras opções de controle

Inicie o Handy Backup como Serviço do Windows ou como um programa em linha de comando para não distrair o usuário. Envie notificações por e-mail sobre os trabalhos realizados. Use relatórios e logs para monitorar o trabalho. Execute tarefas manualmente no painel principal.

O backup de e-mail Mail.ru com Handy Backup é um método totalmente automatizado e altamente eficiente de salvar suas mensagens. Experimente agora baixando um teste gratuito de 30 dias!

“É como o conto de fadas sobre o menino que gritava constantemente como lobo.” Se você abusar da tag “urgente”, as pessoas deixarão de responder seus e-mails. E uma carta verdadeiramente importante pode passar despercebida por causa disso.

Familiaridade

Sim, o tom da sua carta pode refletir o seu relacionamento com o destinatário. No entanto, você pode ser considerado pouco profissional se se permitir ser muito informal em sua correspondência. Não abuse pontos de exclamação, emoticons, texto colorido, fontes incomuns e brevidade excessiva das mensagens.

Tenha especial cuidado se você trabalha com pessoas de diferentes idades, com barreiras linguísticas ou com quem prefere uma forma de comunicação mais tradicional.

Tom muito seco

Ao mesmo tempo, ser robô também não vale a pena. Não há problema se você mostrar seu caráter ou entusiasmo em suas cartas - dentro de limites razoáveis.

Responder a todos

Trabalhando e-mail existe não para entretenimento, mas para comunicação. Portanto, se você estiver respondendo a um e-mail enviado a um grupo de pessoas, pense duas vezes antes de clicar em “responder a todos”. Para fazer isso, sua resposta deve ser extremamente importante para todos.

Envio de cópias sem permissão

Compartilhar informações de outras pessoas é, no mínimo, inadmissível. Não importa se você envia a um cliente uma cópia de uma carta de seu chefe que lhe respondeu de alguma forma, ou inclui um funcionário na correspondência pessoal com outro. Poucas pessoas vão gostar se você enviar uma cópia de uma carta sem o consentimento delas.

Enviar CCO

O envio de BCC gera desconfiança. Se você deseja enviar uma carta para alguém, e essa pessoa, em tese, não deveria participar de correspondência de trabalho, copie o texto e envie-o em carta separada.

Assunto do e-mail não especificado

Assuntos como “Sou eu”, “Olá” ou “FYI” (FYI) simplesmente não chamam a atenção. A pessoa não entenderá o que está sendo dito e não quererá responder à carta. As cartas relacionadas ao trabalho devem ser claras e concisas. É mais provável que o destinatário abra o e-mail se entender o que você deseja dele.

Enviando muitos e-mails pessoais

Às vezes você pode usar piadas, histórias emocionantes e citações motivacionais para animar alguém. Mas as pessoas se cansam disso rapidamente, não importa quais foram suas intenções ao escrevê-los. Se você enviar muitos e-mails pessoais, eles serão simplesmente configurados para exclusão automática.

Seja rude

Não se deve enviar cartas cheias de veneno, porque as pessoas vão se lembrar disso quando surgir a oportunidade. Em vez disso, escreva uma carta e deixe-a em “Rascunhos” por dois dias. Depois você pode voltar e editá-lo, removendo as farpas. Dessa forma você alcançará o que deseja com mais rapidez. Além disso, você será tratado como um profissional muito paciente e atencioso.

Endereço de e-mail estúpido

Se você estiver enviando um e-mail para um cliente, funcionário ou potencial empregador, não use um e-mail com título “não profissional”. Se houver algo no título do e-mail que pareça espirituoso ou contenha conotações sexuais ou vulgares (algo como), você corre o risco de fazer a outra pessoa se sentir negativa em relação a você desde o início. Crie um e-mail separado para necessidades puramente profissionais.

Erros de digitação

O fato de o e-mail ter sido enviado de um iPhone não é desculpa para enviar e-mails desleixados. Se você cometer mais de um erro em sua carta, ela poderá ser considerada pouco profissional. Se esta for uma carta muito importante e você estiver com pressa para chegar a algum lugar, tente pelo menos verificá-la antes de enviá-la.

Enviando e-mails de manhã cedo

A maioria das pessoas, ao receber cartas, olha a hora em que foram enviadas. Se a carta for enviada muito cedo, você poderá ser visto de forma negativa. No mínimo, você será considerado um workaholic sem vida pessoal. É pior se você for considerado intrusivo. Se a inspiração te acordar à noite, escreva uma carta, salve em “Rascunhos” e envie durante o horário de trabalho.

Muitos sinais de pontuação

Às vezes as pessoas ficam muito empolgadas e usam muitos pontos de exclamação. O resultado pode parecer imaturo ou muito emocional para alguns. Não abuse!!!

Fontes não profissionais

A fonte Purple Comic Sans tem seu próprio escopo. Nos negócios, é melhor usar fontes, cores e tamanhos clássicos. Suas cartas devem ser fáceis de ler.

Normalmente é usado um tamanho de fonte 10 ou 12. Fontes fáceis de ler, como Arial, Calibri ou Times New Roman, são as melhores para o trabalho. A cor preferida é preta.

Carta muito longa

A maioria das pessoas gasta segundos, não minutos, lendo e-mails. Muitas pessoas simplesmente folheiam o texto com os olhos, então escreva suas cartas com base nisso. As pessoas têm dificuldade em ler parágrafos grandes – divida o texto em blocos menores. Destaques e listas com marcadores são muito mais fáceis de ler. Você também pode destacar os pontos principais em negrito ou itálico, mas não faça isso com frequência.

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