Тип информационной системы зависит от того, чьи интересы она обслуживает и на каком уровне управления.

На рис. 2.11 показан один из возможных вариантов классификации информационных систем по функциональному признаку с учетом уровней управления и уровней квалификации персонала (см. рис. 2.7 и 2.8).

Рис. 2.11. Типы информационных систем в зависимости от функционального признака с учетом уровней управления и квалификации персонала

Из рис. 2.11 видно, что чем выше по значимости уровень управления, тем меньше объем работ, выполняемых специалистом и менеджером с помощью информационной системы. Однако при этом возрастают сложность и интеллектуальные возможности информационной системы и ее роль в принятии менеджером решений. Любой уровень управления нуждается в информации из всех функциональных систем, но в разных объемах и с разной степенью обобщения.

Основание пирамиды составляют информационные системы, с помощью которых сотрудники-исполнители занимаются операционной обработкой данных, а менеджеры низшего звена - оперативным управлением. Наверху пирамиды (на уровне стратегического управления) информационные системы изменяют свою роль и становятся стратегическими, поддерживающими деятельность менеджеров высшего звена по принятию решений в условиях плохой структурированности поставленных задач.

Оперативный контроль обычно имеет дело с рутинными, постоянно повторяющимися операциями, выполняемыми работниками низшего уровня, для проведения которых уже предварительно были созданы необходимые процедуры и правила. Решения, принимаемые на уровне оперативного контроля, покрывают короткий промежуток времени. Благодаря оперативному контролю обеспечивается уверенность руководства, что все специфические задачи и процедуры выполняются эффективно.

На уровне оперативного контроля решаются следующие задачи обработки данных, представленные на рис. 2.12.

Рис. 2.12. Виды обработки данных на уровне оперативного контроля

Информационная система оперативного уровня поддерживает специалистов-исполнителей, обрабатывая данные о сделках и событиях (счета, накладные, зарплата, кредиты, поток сырья и материалов). Назначение ИС на этом уровне - отвечать на запросы о текущем состоянии и отслеживать поток сделок в фирме, что соответствует оперативному управлению. Чтобы с этим справляться, информационная система должна быть легкодоступной, непрерывно действующей и предоставлять точную информацию.

Примером системы обработки экономической информации, связанной с операцией продажи товаров фирмой, является создание выходного документа для покупателя (чека или квитанции), а также проверка на соответствие нормативу уровня запасов указанных товаров на складе и при его уменьшении выдача заказа поставщику с указанием потребного количества товара и сроков поставки.

Примером контрольного отчета может быть ежедневный отчет о поступлениях и выдачах наличных средств банком, формируемый с целью контроля баланса наличных средств. Запрос в файл персонала базы данных может иметь целью получение данных о требованиях, предъявляемых к кандидатам на занятие определенной должности.

Задачи, цели и источники информации на операционном уровне заранее определены и в высокой степени структурированы. Решение запрограммировано в соответствии с заданным алгоритмом.

Информационная система оперативного уровня является связующим звеном между фирмой и внешней средой. Если система работает плохо, то организация либо не получает информации извне, либо не выдает информацию. Кроме того, система - это основной поставщик информации для остальных типов информационных систем в организации, так как содержит и оперативную, и архивную информацию.

Отключение этой ИС привело бы к необратимым негативным последствиям.

Примеры информационных систем оперативного уровня:

· бухгалтерская;

· банковских депозитов;

· обработки заказов;

· регистрации авиабилетов;

· выплаты зарплаты и т. д.

Управленческий (функциональный ) контроль проводится на уровне руководителей подразделений фирмы для того, чтобы дать оценку текущей ситуации, выбрать необходимые контрольные операции, сформулировать новые правила принятия решений для персонала, находящегося на оперативном уровне управления, а также распределить имеющиеся ресурсы. Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы была видна тенденция изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения.

На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

· оценка планируемого состояния объекта управления;

· оценка отклонений от планируемого состояния;

· выявление причин отклонений;

· анализ возможных решений и действий.

База данных, используемых для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:

1) данных, накапливаемых на основе оценки операций, производимых фирмой;

2) планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы). Схема обработки данных на уровне управленческого контроля приведена на рис. 2.13.

Рис. 2.13. Схема обработки данных на уровне управленческого контроля Информационные системы специалистов

Информационные системы этого уровня помогают специалистам, работающим с данными, повышают продуктивность и производительность работы инженеров и проектировщиков. Задача подобных информационных систем - интеграция новых сведений в организацию и помощь в обработке бумажных документов.

По мере того как индустриальное общество трансформируется в информационное, производительность экономики все больше будет зависеть от уровня развития этих систем. Такие системы, особенно в виде рабочих станций и офисных систем, наиболее быстро развиваются сегодня в бизнесе.

В этом классе информационных систем можно выделить две группы:

· информационные системы офисной автоматизации;

· информационные системы обработки знаний.

Информационные системы офисной автоматизации , вследствие своей простоты и многопрофильности, активно используются работниками любого организационного уровня. Наиболее часто их применяют работники средней квалификации: бухгалтеры, секретари, клерки. Основная цель - обработка данных, повышение эффективности их работы и упрощение канцелярского труда.

ИС офисной автоматизации связывают воедино работников информационной сферы в разных регионах и помогают поддерживать связь с покупателями, заказчиками и другими организациями. Их деятельность в основном охватывает управление документацией, коммуникации, составление расписаний и т. д.

Эти системы выполняют следующие функции:

· обработку текстов на компьютерах с помощью различных текстовых процессоров;

· производство высококачественной печатной продукции;

· архивацию документов;

· электронные календари и записные книжки для ведения деловой информации;

· электронную и аудиопочту;

· видео- и телеконференции.

Информационные системы обработки знаний , в том числе и экспертные системы, вбирают в себя знания, необходимые инженерам, юристам, ученым при разработке или создании нового продукта. Их работа заключается в создании новой информации и нового знания. Так, например, существующие специализированные рабочие станции по инженерному и научному проектированию позволяют обеспечить высокий уровень технических разработок.

Информационные системы для менеджеров среднего звена

Информационные системы уровня менеджмента используются работниками среднего управленческого звена для мониторинга (постоянного слежения), контроля, принятия решений и администрирования.

Основные функции этих информационных систем:

· сравнение текущих показателей с прошлыми;

· составление периодических отчетов за определенное время, а не выдача отчетов по текущим событиям, как на оперативном уровне;

· обеспечение доступа к архивной информации и т. д.

Некоторые ИС обеспечивают принятие нетривиальных решений. В случае когда требования к информационному обеспечению определены нестрого, они способны отвечать на вопрос «что будет, если...?»

На этом уровне можно выделить два типа информационных систем: управленческие (для менеджмента) и системы поддержки принятия решений.

Управленческие ИС имеют крайне небольшие аналитические возможности. Они обслуживают управленцев, которые нуждаются в ежедневной, еженедельной информации о состоянии дел. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в фирме и периодическом формировании строго структурированных сводных типовых отчетов. Информация поступает из информационной системы операционного уровня.

Характеристики управленческих информационных систем:

· используются для поддержки принятия решений структурированных и частично структурированных задач на уровне контроля за операциями;

· ориентированы на контроль, отчетность и принятие решений по оперативной обстановке;

· опираются на существующие данные и их потоки внутри организации;

· имеют малые аналитические возможности и негибкую структуру.

Системы поддержки принятия решений обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Они имеют более мощный аналитический аппарат с несколькими моделями. Информацию получают из управленческих и операционных информационных систем. Используют эти системы все, кому необходимо принимать решение: менеджеры, специалисты, аналитики и пр. Например, их рекомендации могут пригодиться при принятии решения: покупать или взять оборудование в аренду и пр.

Характеристики систем поддержки принятия решений:

· обеспечивают решение проблем, развитие которых трудно прогнозировать;

· оснащены сложными инструментальными средствами моделирования и анализа;

· позволяют легко менять постановки решаемых задач и входные данные;

· отличаются гибкостью и легко адаптируются к изменению условий по несколько раз в день;

· имеют технологию, максимально ориентированную на пользователя.

Развитие и успех любой организации (фирмы) во многом определяются принятой в ней стратегией. Под стратегией понимается набор методов и средств решения перспективных долгосрочных задач.

В этом контексте можно воспринимать и понятия «стратегический метод», «стратегическое средство», «стратегическая система» и т. п. В настоящее время, в связи с переходом к рыночным отношениям, вопросу стратегии развития и поведения фирмы стали уделять большое внимание, что способствует коренному изменению во взглядах на информационные системы. Они стали расцениваться как стратегически важные системы, которые влияют на изменение выбора целей фирмы, ее задач, методов, продуктов, услуг, позволяя опередить конкурентов, а также наладить более тесное взаимодействие с потребителями и поставщиками. Появился новый тип информационных систем - стратегический.

Стратегическая информационная система - компьютерная информационная система, обеспечивающая поддержку принятия решений по реализации стратегических перспективных целей развития организации.

Известны ситуации, когда новое качество информационных систем заставляло изменять не только структуру, но и профиль фирм, содействуя их процветанию. Однако при этом возможно возникновение нежелательной психологической обстановки, связанное с автоматизацией некоторых функций и видов работ, так как это может поставить некоторую часть сотрудников и рабочих под угрозу сокращения.

Рассмотрим качество информационной системы как стратегического средства деятельности любой организации на примере фирмы, выпускающей продукцию, аналогичную уже имеющейся на потребительском рынке. В этих условиях необходимо выдержать конкуренцию с другими фирмами. Что может принести использование информационной системы в этой ситуации?

Чтобы ответить на этот вопрос, нужно понять взаимосвязь фирмы с ее внешним окружением. На рис. 2.14 показано воздействие на фирму внешних факторов:

· конкурентов, проводящих на рынке свою политику;

· покупателей, обладающих разными возможностями по приобретению товаров и услуг;

· поставщиков, которые проводят свою ценовую политику.

Фирма может обеспечить себе конкурентное преимущество, если будет учитывать эти факторы и придерживаться следующих стратегий:

· создания новых товаров и услуг, которые выгодно отличаются от аналогичных;

· отыскания рынков, где товары и услуги фирмы обладают рядом отличительных признаков по сравнению с уже имеющимися там аналогами;

· создания таких связей, которые закрепляют покупателей и поставщиков за данной фирмой и делают невыгодным обращение к другой;

· снижения стоимости продукции без ущерба качества.

Рис. 2.14. Внешние факторы, воздействующие на деятельность фирмы

Информационные системы стратегического уровня помогают высшему звену управленцев решать неструктурированные задачи, подобные описанным выше, осуществлять долгосрочное планирование. Основная задача - сравнение происходящих во внешнем окружении изменений с существующим потенциалом фирмы. Они призваны создать общую среду компьютерной и телекоммуникационной поддержки решений в неожиданно возникающих ситуациях. Используя самые совершенные программы, эти системы способны в любой момент предоставить информацию из многих источников. Для некоторых стратегических систем характерны ограниченные аналитические возможности.

На данном организационном уровне ИС играют вспомогательную роль и используются как средство оперативного предоставления менеджеру необходимой информации для принятия решений.

В настоящее время еще не выработана общая концепция построения стратегических информационных систем вследствие многоплановости их использования не только по целям, но и по функциям. Существуют две точки зрения: одна базируется на мнении, что сначала необходимо сформулировать свои цели и стратегии их достижения, а только затем приспосабливать информационную систему к имеющейся стратегии; вторая - на том, что организация использует стратегическую ИС при формулировании целей и стратегическом планировании. По-видимому, рациональным подходом к разработке стратегических информационных систем будет методология синтеза этих двух точек зрения.

Классификация информационных систем по виду используемой информационной технологии

Если проследить эволюцию использования ИС в сфере экономики, легко заметить, что вначале акцент был на простой обработке данных, затем - на подготовке информации, полезной для принятия решений, далее - на поддержке принятия решений путем разработки и оценки возможных альтернатив. Сегодня наибольшее значение приобретают коммуникационный и консультационный аспекты использования ИС. Соответственно этому были созданы и функционируют до сих пор следующие специализированные разновидности ИС, использующие различные виды информационной технологии (их характеристики приведены в табл. 2.4).

1. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОЙ ОБРАБОТКИ ДАННЫХ (СЭОД) предназначены для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки, ведущие прямо к вычислению решения задачи. Система работает в автоматическом режиме с минимальным участием человека. Используется файловая система хранения данных. СЭОД применяется на уровне оперативного управления фирмой с целью автоматизации управленческого труда. В практике СЭОД часто называют «Информационными системами бухгалтерского учета», что объясняется их первым и наиболее популярным направлением использования, связанным с обработкой данных о коммерческих операциях, производимых фирмой. Участие этого вида ИС в поддержке принимаемых на фирме решений минимально.

2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ (ИСУ) используются для помощи управленцам при худшей структурированности решаемых задач. В этих системах появляется возможность манипулирования данными за счет появления в их составе СУБД. Система может осуществлять поиск и обработку входной информации. Выходная информация выдается в виде ответов на запросы пользователя, а также в виде специальных управленческих отчетов, осуществляющих сортировку, фильтрацию и агрегирование данных, представляя их в удобном для принятия решения виде. ИСУ не предназначена для чисто автоматического режима, все решения в ней принимает человек. Она является типичным примером ИС, обеспечивающих информационную поддержку принимаемых решений. Хотя система может использоваться как на уровне оперативного контроля, так и на уровне стратегического планирования, наибольший вклад она вносит, используясь на уровне управленческого контроля.

3. СИСТЕМЫ ПОДДЕРЖКИ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ (СППР) используются для решения в режиме диалога плохо структурированных задач, для которых характерна неполнота входных данных, недостаточность имеющихся стандартных процедур, неполная ясность целей и ограничений. Участие человека в работе системы велико. Он, в случае необходимости, может вмешиваться в ход решения, модифицировать входные данные, процедуры обработки, цели и ограничения задачи. Выбор стратегий оценки альтернатив решения - исключительная функция пользователя. Помимо запросно-ответной системы, созданной на базе СУБД, СППР включает в себя базу моделей и систему управления этой базой (СУБМ), а также систему управления диалогом. Как отдельный подвид систем выделяются групповые СППР.

В отличие от ИСУ, могущих поддерживать своей информацией сразу группу менеджеров компании, находящихся на одном уровне управления или работающих в одной функциональной сфере, СППР поддерживают лишь одного управленца, решающего свою специфическую задачу. СППР могут использоваться на любом уровне управления фирмой, реализуя информационную и модельную поддержку принимаемых решений.

4. СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ОФИСА (САО) используются для целей автоматизации офиса и поддержания связи между управленцами и работниками компании. Они включают в себя такие программные продукты, как текстовые редакторы (процессоры), графику, издательские системы, а также коммуникационные средства типа электронной почты, факсимильной связи и телеконференций. САО участвуют в информационной поддержке принимаемых на фирме решений.

5. ЭКСПЕРТНЫЕ СИСТЕМЫ (ЭС) основываются на моделировании процесса принятия решения человеком-экспертом (человеческих эмпирик) при помощи компьютера и разработок в области искусственного интеллекта. В отличие от всех вышерассмотренных систем ЭС основываются на использовании не только данных и информации, но и знаний, что дает им возможность самообучения. Обычно ЭС не включают в себя моделей, улучшающих принимаемое человеком решение. Их цель - обеспечить экономию за счет замены высокооплачиваемого эксперта-пользователя сравнительно низкооплачиваемым специалистом. ЭС призваны автоматизировать многие решения пользователя (но не все). Следует отметить попытки объединить возможности ЭС и СППР в рамках так называемых гибридных экспертных систем , получивших распространение за последние годы. В целом ЭС могут использоваться на любом уровне управления, а также специалистами- неуправленцами, реализуя экспертную поддержку принятия решений.

6. ИСКУССТВЕННАЯ (КОМПЬЮТЕРНАЯ) НЕРВНАЯ СИСТЕМА реализует новый вид информационной технологии, основанный на методах искусственного интеллекта и связанный с обучением компьютера на принципах функционирования мозга и нервной системы человека. Представляя собой частичный функциональный аналог биологической системы человеческого мозга, искусственная нервная система обладает такими интеллектуальными способностями, как обобщение, абстракция и даже интуиция.

Таблица 2.4

Характеристики основных видов ИС, используемых для поддержки принятия решений

	СЭОД	ИСУ	СППР	ЭС
Основные приложения	Расчет зарплаты, запасов, хранение записей о производстве и продажах	Контроль производства и продаж, прогнозирование, мониторинг	Долгосрочное стратегическое планирование, финансовое планирование	Диагностика
На что делается упор	Передача данных	Получение информации	Принятие решений, гибкость	Выработка рекомендаций, основанных на опыте
База данных	Уникальна для каждого приложения	Появление СУБД	Появление базы моделей и СУБМ	Использование знаний, появление СУБЗ
Тип информации	Пооперационные данные	Детальные, суммированные и чрезвычайные отчеты	Информация, поддерживающая конкретные решения	Советы и объяснения
Вид поддержки	-	Информационная	Модельная и информационная	Экспертная
Вид данных	Численные	Численные	Численные	Символьные
Особенности принятия решений	Автоматизация решаемых задач. Отсутствие принимаемых решений	Использование стандартных алгоритмов для решения структурированных задач	Принятие решений на основе разработанных альтернатив для плохо структурированных задач	Решение неструктурированных задач на основе эвристических правил
Обслуживаемый уровень управления	Самый низкий уровень управления	Средний уровень управления	Высокие уровни управления	Высокие уровни управления и специалисты

Итак, для решения стоящей перед ним проблемы менеджер принимает решение, основываясь на определенной информации. Информацию для менеджера готовит компьютерная ИС, которая может быть реализована в виде одной из вышеуказанных разновидностей информационных технологий.

Проблема эффективного управления экономикой промышленных организаций находится в тесной взаимосвязи с информационной подготовкой принятия оптимальных, научно обоснованных управленческих решений. На определенном этапе развития бизнеса, когда реализация стратегии становится регулярной управленческой функцией, необходимым условием качества принимаемых стратегических решений считается наличие учетной системы, целенаправленно ориентированной на формирование стратегической информации .

Возрастание роли учетно-информационного обеспечения в системе стратегического управления обусловлено следующими причинами:

во-первых, выходом за пределы внутренней среды и необходимостью получения информации о внешней среде - рынках, конкурентах, товарных запасах и др.;

Во-вторых, расширение количества объектов изучения требует установления зависимости между выбранной стратегией и используемыми методами сбора, обработки, обобщения учетных данных, которые соответствуют запросам управляющей системы.

Как известно, традиционная информационная система обеспечивает конкретные функции управления в основном без учета стратегических целей и программ развития бизнеса. Несоответствие функций учетноинформационной системы промышленного предприятия целям управления заключается в том, что отсутствует прочная связь и взаимодействие учетных служб с системой руководства и управления. Это проявляется, прежде всего: 1) в отсутствии четко сформулированных запросов и требований системы управления к предоставляемой учетноаналитической информации; 2) недостаточности предоставляемой для целей управления оперативной аналитической информации; 3) несоответствии направляемых данных уровню полномочий органа управления; 4) использовании в системе счетоводства на предприятии обезличенной бухгалтерии, формирующей в основном общие показатели финансовохозяйственной деятельности, необходимые для составления внешней отчетности. Главный недостаток этой проблемы заключается в том, что из-за нехватки времени, предложенные работниками бухгалтерии отчеты руководители изучают не сразу.

Одной из основных проблем современного промышленного предприятия является недостаточно четкое планирование его деятельности и оперативность информации. По мнению К.Н. Квитченко, данную задачу можно решить с распределением проблем по важности, и на основе этого приступать к планированию работ каждого подразделения.

Структура проблем по важности, % :

Взаимосвязь долгосрочных и краткосрочных планов - 30 Оперативность составления - 20

Прозрачность планов для руководства - 20

Реальность планов - 15

Реализуемость - 10

Комплексность планов - 5

На действенность информационной системы управления оказывают следующие факторы: отсутствие четкого механизма управления подразделениями и персоналом предприятия; несвоевременное реагирование на изменение ситуации на рынке и поведение конкурентов и др. Негативно на процесс управления влияет отсутствие отраслевых методик и рекомендаций, регулирующих учетную практику в соответствии с требованиями рынка, а также несвоевременное использование всех возможностей переориентации учета на потребности управления.

Отмечая недостатки бухгалтерского учета, ученые по-разному трактовали его роль в управлении, однако едины были в том, что он может одновременно с информационной функцией обладать еще свойствами аналитического и контрольного характера. Одной из фундаментальных работ, отражающих стремление к выработке вышеупомянутой концепции, явилось исследование «Система производственного учета и контроля», в котором автор обобщает передовой опыт организации производственного учета и контроля над рациональным использованием ресурсов. В определении производственного учета, сформулированном С.А. Стуковым, прослеживаются основные элементы формируемой концепции информации и управления. Автор подчеркивает следующее: «В дополнение к бухгалтерскому учету, который, главным образом, удовлетворяет нужды внешних органов и органов общегосударственной статистики, появляется качественно новый вид учета - производственный учет, который, в основном на базе бухгалтерского учета, должен синтезировать элементы всех видов хозяйственного учета, а также элементы экономического анализа, что обеспечит возможность активного наблюдения за величиной, направлением, целесообразностью и эффективностью расходования производственных ресурсов. Производственный учет - это качественно новое явление, результат синтеза ресурсоконтролирующей части бухгалтерского учета (при сохранении ведущей его роли), оперативно-технического, статистического учета и элементов экономического анализа и даже прогнозирование будущих хозяйственных событий» .

Создание эффективной системы управленческого учета на предприятии должно быть направлено на обеспечение интересов широкого круга пользователей, которые одновременно занимаются планированием, организацией, анализом, контролем и регулированием. Для этого необходима реорганизация учетных форм и регистров, обслуживающих как отдельные процессы, так и финансовые потоки. Перестройка учетноаналитической системы необходима вследствие того, что:

• - во-первых, в современных условиях хозяйственной практики расширяются границы применения бухгалтерской учетной информации, решаются задачи ее адаптации к условиям соблюдения экономических интересов и конкуренции партнеров. Непрерывный поиск и использование наиболее рациональных форм и методов организации учетной информации позволяет эффективно управлять промышленным предприятием;
• - во-вторых, действовавшая ранее система учета производственных издержек обеспечивала получение информации о сложившихся фактических затратах с большим опозданием. Такая информация почти не использовалась в целях оперативного управления производственными процессами. Регистрируя лишь факты хозяйственной деятельности, роль учета сводилась к обобщению учетной информации в виде отчетности, передаваемой вышестоящим органам управления, которые использовали ее в основном для контроля над сохранностью имущества.

Стратегическое управление организацией функционирует только на достаточном количестве каналов поступления информации как по внешнему окружению, так и по внутриорганизационным процессам и их динамике. Информационная систем в этих условиях призвана осуществлять не только сбор информации, но и ее накопление, обработку, систематизацию, анализ и определение информационных потребностей пользователей в будущем. В этой связи в последние годы управленческий учет значительно расширил свои границы, ориентируясь на цели стратегического менеджмента. В данном случае речь идет о новой его направленности - о стратегическом управленческом учете. Стратегический управленческий учет отличается от традиционного учета, ориентированного исключительно на внутреннюю деятельность предприятия, всесторонним характером действий, включая внешние факторы (отношений с партнерами, конкурентами, инвесторами).

С учетом временного признака сфер применения, систему управленческого учета подразделяют на два направления: «оперативный (текущий) управленческий учет» и «стратегический управленческий учет. Всю информацию, циркулирующую в системе управленческого учета, можно условно разделить на две категории - входящую и исходящую. Исходящая информация представляет собой стандартизированные, периодические управленческие отчеты или аналитические материалы, подготовленные специально для руководителей различных уровней. Входящая информация подразделяется на внутреннюю (формируется внутри предприятия, например, данные оперативного, финансового, налогового учета, производственные нормативы и т.д.) и внешнюю (формируется на рынке, в частности, сведения о конкурентах, конъюнктуре рынка и т.д.) (рис. 1.3.1).

Информация двух систем учета позволит сформировать отчетность для всех заинтересованных пользователей (как внутренних, так и внешних). Осуществляя сбор информации о фактическом состоянии системы, учет формирует данные для анализа и контроля оценочных показателей в процессе принятия регулирующих оперативных и стратегических управленческих решений.

Несмотря на различия в выходной информации двух систем для внешних и внутренних пользователей, необходимо стремиться к разработке единой методологии, основанной на интегрированном использовании информационного пространства, формируемого отдельными видами учета. Реализация принципа комплектности позволит сформировать единое информационное пространство. Только в таком случае можно достичь однократности составления первичных учетных документов и многократности их использования для обобщения данных в регистрах бухгалтерского финансового учета и управленческого учета в необходимых аналитических разрезах, с использованием системы счетов и двойной записи или без использования данных элементов.

Рис. 1.3.1.

Следовательно, управленческий учет занимает ведущее место в информационном обеспечении управленческой деятельности, который отражает процессы производственной деятельности как в историческом (на основе сложившихся показателей), так и в перспективном (на основе прогноза) плане.

Управленческий учет как подсистема бухгалтерского учета обеспечивает в границах одного предприятия его управленческий аппарат информацией, используемой для планирования, управления и контроля его деятельности. Этот процесс включает выявление, измерение, сбор, анализ, подготовку, интерпретацию, передачу и прием информации, необходимой управленческому аппарату для выполнения его функций .

Управленческий учет как инструмент достижения успеха в бизнесе реализует три цели: фиксирует, оценивает и группирует информацию о затратах и доходах для определения потребности в капитальных и финансовых ресурсах, а также оценки эффективности основной деятельности; формирует информационную основу для принятия управленческих решений; организует оперативную обратную связь в процессе контроля и регулирования. Процесс принятия управленческих решений представлен на (рис. 1.З.2.). Таким образом, управленческий учет представляет собой интегрированную систему сбора, измерения, накопления, подготовки, обобщения и представления финансовой и нефинансовой информации для целей планирования, анализа, контроля и регулирования деятельности предприятия в процессе достижения им текущих и стратегических целей.

Рис. 1.3.2.

Таким образом, управленческий учет представляет собой интегрированную систему сбора, измерения, накопления, подготовки, обобщения и представления финансовой и нефинансовой информации для целей планирования, анализа, контроля и регулирования деятельности предприятия в процессе достижения им текущих и стратегических целей.

Управленческий учет может быть организован по-разному: им будут выполняться некоторые из этих функций или все одновременно. Такое исполнение может быть либо разрознено, либо все функции будут реализовываться в рамках единой учетно-информационной системы. Такая система, соответственно, должна отвечать следующим требованиям:

1) система должна обеспечивать формирование информации о

затратах, доходах и иных финансовых и нефинансовых показателях деятельности организации в интересующем управление разрезе. Ее результатом будет обобщение данных по отношению к избранным объектам учета. Если система учета реализует оценочную функцию - выбираются традиционные объекты группировки: клиенты, бизнес-

процессы, операции, продукты, линии продуктов и торговые марки;

• 2) система учета в качестве исходного информационного ресурса и выходных результативных данных будет использовать показатели, присущие трем составляющим хозяйственного учета - оперативному, бухгалтерскому, статистическому. Использование системного подхода будет выражаться в том, что полученная группировка информационных данных станет обобщающей характеристикой воздействия на рассматриваемый объект системы факторов;
• 3) в основу системы учета должна быть положена концепция измерения и формы учета показателей. Концепция оценки затрат, доходов, активов и пассивов, применяемая в финансовом учете, пригодна для составления финансовой отчетности, но не учитывает индивидуальных особенностей предприятия и поэтому не подходит для целей управления.

Построение системы управленческого учета организации предполагает разработку основных элементов этой системы, которые находятся в определенной иерархической зависимости (рис. 1.3.3).

Рис. 1.3.3.

Первый элемент системы - ее цели. Этот элемент является главным, определяющим структуру и взаимосвязь прочих элементов, а также всю систему. Цели системы управленческого учета соответствуют целям управленческого учета:

• - создание информационной основы для измерения и оценки эффективности деятельности предприятия;
• - создание информационной основы для принятия управленческих решений и финансового менеджмента;
• - создание информационной основы для осуществления процессов контроля и регулирования.

Вторым элементом системы управленческого учета являются его объекты. Объекты системы управленческого учета делятся на две группы. К первой относятся ресурсы предприятия и источники их формирования : основные фонды; нематериальные активы; материальные ресурсы; финансовые ресурсы (денежные средства, финансовые вложения, их движение), дебиторская и кредиторская задолженности; трудовые ресурсы (в том числе физические и психологические характеристики персонала); источники образования ресурсов.

Вторая категория объектов - хозяйственные процессы и их результаты : снабженческо-заготовительная деятельность; производственная деятельность; финансово-сбытовая деятельность; организационная деятельность; инновационная деятельность.

Структура объектов и степень их детализации зависит от целевого назначения конкретной системы учета.

Третьим элементом системы управленческого учета являются принципы оценки объектов учета. Состав объектов управленческого учета потенциально шире состава объектов бухгалтерского учета, в связи с тем, что в их перечень попадают объекты, наблюдаемые оперативным и статистическим, и не наблюдаемые бухгалтерским учетом. Указанное является следствием нескольких причин:

• 1) объекты могут не предполагать стоимостного измерения (показатели работы оборудования);
• 2) они могут находиться вне хозяйственного процесса предприятия (деятельность конкурентов, состояние рынка);
• 3) не оформляться первичными документами;
• 4) носить прогнозный характер.

Четвертым элементом системы управленческого учета является форма учета. Информация об объектах учета для представления во внутренней отчетности должна быть соответствующим образом сгруппирована, обобщена и интерпретирована. Для этого необходимо определить состав аналитических и синтетических учетных регистров, их иерархию, принципы и взаимодействия. Далее выбирают вариант ведения учета: внесистемный (простая, камеральная бухгалтерия) или системный (двойная бухгалтерия) и определяют форму связи финансового и управленческого учета (интегрированная или автономная модель). В процессе разработки формы управленческого учета определяют также механизм соединения информации бухгалтерского, статистического и оперативного учетов в единой системе данных и ее агрегирования во внутренней отчетности.

Пятым элементом являются методы учета. Под методами понимается способ познания и отражения предмета, методы управленческого учета должны обеспечивать формирование достоверного представления об исследуемых им объектах. Методы характеризуются использованием: общенаучных методических приемов исследования объектов (анализ, синтез, индукция, дедукция, моделирование, абстрагирование, аналогия, эксперимент, и т.п.); собственных эмпирических методических приемов (наблюдение, измерение, обобщение, группировка, распределение, выверка и др.); приемов смежных экономических наук (экономического анализа, моделирования, контроля, экономико-математических методов).

Организационная модель управленческого учета описывает методику построения управленческой информационной системы организации и предполагает создание основных ее элементов: системы наблюдения и регистрации, учетных регистров и формы учета, внутрифирменной отчетности.

Система наблюдения и регистрации информации. Первичное наблюдение в управленческом учете включает две категории: первичную документацию и иные формы первичного наблюдения. В системе первичной документации регистрируются все совершаемые организацией хозяйственные операции. Документация задействуется при наличии двух условий: внутренний характер события и факт его совершения. Иные формы первичного наблюдения используются в том случае, когда в сферу учетной информации включаются оперативные и статистические данные. Такое наблюдение осуществляется в процессе совершения операции или до ее начала (например, контроль качества), а также в случае, когда наблюдение охватывает процессы, не приводящие к совершению хозяйственных операций (статистика трудовых показателей, статистика изменений рыночной конъюнктуры). Это наблюдение может носить характер статистической выборки, устной сводки, технологического контроля.

Информация, зафиксированная в процессе первичного наблюдения, переносится в систему учетных регистров - документов (на читаемых или электронных носителях), баз данных, предназначенных для накопления, группировки информации об объектах управленческого учета и операциях с ними. Совокупность используемых учетных регистров и взаимосвязей между ними называется формой учета. Управленческий учет может быть организован по системной и внесистемной формам.

Внесистемный (простой, камеральный) вариант предполагает ведение управленческого учета вне системы счетов бухгалтерского учета, с использованием электронных таблиц или систем управления базами данных, без использования собственно учетных методов (двойной записи, баланса).

Системный вариант предполагает включение в сферу управленческого учета всей хозяйственной деятельности, а потому осуществляется в системе счетов с применением двойной записи. При этом возникает вопрос связи управленческого и финансового учета.

Автономная модель связи допускает ведение управленческого и финансового учета в разных системах счетов, использование развернутой аналитики как в управленческом, так и в финансовом учете. Для оценки релевантности учетной информации предполагается периодическая сверка ключевых показателей управленческого и финансового учета при помощи отражающих счетов (счетов-экранов). При автономном варианте организация самостоятельно определяет принципы формирования плана счетов управленческого учета.

Интегрированная модель связи предполагает ведение управленческого и финансового учета в единой системе счетов; связь между блоками организуется с использованием передаточных счетов, аналитический учет смещен в область управленческого учета, а в финансовом учете минимален.

Интегрированная модель допускает как фрагментарный, так и сплошной охват объектов учета. Основные принципы построения интегрированной модели заключаются в следующем:

• 1) используется единый план счетов управленческого и финансового учета;
• 2) учет объектов финансового и управленческого учета ведется в разных блоках счетов;
• 3) одна и та же хозяйственная операция отражается дважды - в финансовом и управленческом учете;
• 4) для исключения двойного оборота результаты управленческого учета обнуляются (с использованием счетов - экранов).

Таким образом, ориентированное управление предприятием нуждается в комплексном информационно-аналитическом, организационном и методологическом сопровождении. На основе материалов управленческого учета топ-менеджеры не только принимают решения по текущим вопросам, но и разрабатывают стратегические цели, осуществляют стратегическое и текущее планирование.

Информационных системы, предназначенные для обеспечения менеджеров информацией для поддержки принятия эффективных решений, называются управленческими информационными системами (management information systems - MIS). Понятие управленческих информационных систем возникло в 1960-ых и стало лозунгом почти всех попыток внедрения компьютерных технологий и теории систем обработки данных в организациях. В то время стало очевидно, что компьютеры применительно к решению бизнес-проблем почти полностью сосредотачиваются на автоматизации учетных задач. Концепция управленческих информационных систем была разработана для противодействия такому неэффективному использованию компьютеров. Несмотря на первые неудачи, концепция MIS все еще видится как жизненная и эффективная по двум главным причинам:

* Она подчеркивает ориентацию управления информационными технологиями на бизнес. Главной целью компьютерных информационных систем должна быть поддержка принятия управленческих решений, а не просто представление данных, полученных от производственных информационных систем.

* Она подчеркивает, что система должна использоваться для создания прикладных информационных систем. Бизнес-приложения информационных технологий должны рассматриваться как взаимозависимые и взаимосвязанные компьютерные информационные системы, а не как независимые рабочие места обработки данных.

Обеспечение информацией и поддержка принятия управленческих решений на всех уровнях управления - сложная задача. Необходимо несколько основных типов информационных систем для поддержки основных управленческих функций.

Наиболее важны для нас три основных типа управленческих информационных систем: системы генерации отчетов, системы поддержки принятия решений, системы поддержки принятия стратегических решений.

3.2.1. Системы генерации отчетов

Системы генерации отчетов (information reporting systems IRS ) - наиболее распространенная форма управленческих информационных систем. Они обеспечивают управленческих конечных пользователей информацией, которая необходима для удовлетворения их ежедневных потребностей при принятии решений. Они производят и оформляют различные виды отчетов, информационное содержание которых определено заранее самими менеджерами так, чтобы в них была только необходимая для них информация. Системы генерации отчетов выбирают необходимую информацию о процессах внутри фирмы из баз данных, подготовленных производственными информационными системами и информацию об окружении из внешних источников.

Результаты работы систем генерации отчетов могут предоставляться менеджеру по требованию, периодически или в связи с каким-либо событием.

3.2.2. Системы поддержки принятия решений

Системы поддержки принятия решений (decision support systems DSS ) - естественное развитие систем генерации отчетов и систем обработки транзакций. Системы поддержки принятия решений - интерактивные, компьютерные информационные системы, которые используют модели решений и специализированные базы данных для помощи менеджерам в принятии управленческих решений. Таким образом, они отличаются от систем обработки транзакций, которые предназначены для сбора исходных данных. Они также отличаются от систем генерации отчетов, которые сосредотачиваются на обеспечении менеджеров специфической информацией.

Вместо этого, системы поддержки принятия решений обеспечивают управленческих конечных пользователей информацией в интерактивном режиме и только по требованию. DSS предоставляют менеджерам возможности аналитического моделирования, гибкие инструменты поиска необходимых данных, богатство форм разнообразного представления информации. Менеджеры имеют дело с информацией, необходимой для принятия менее структурированных решений в интерактивном режиме. Например, электронные таблицы или другие виды программного обеспечения поддержки принятия решений позволяют менеджеру задать ряд вопросов “что если?” и получить интерактивные ответы на них.

Таким образом, информация, полученная с помощью DSS, отличается от заранее сформулированных форм отчетов, получаемых от систем генерации отчетов. При использовании DSS, менеджеры исследуют возможные альтернативы и получают пробную информацию, основанную на наборах альтернативных предположений. Следовательно, менеджерам нет необходимости определять свои информационные потребности заранее. Взамен, DSS в интерактивном режиме помогают им найти информацию, в которой они нуждаются.

3.2.3. Системы Поддержки Принятия Стратегических Решений

Системы Поддержки Принятия Стратегических Решений (executive information systems EIS ) - управленческие информационные системы, приспособленные к стратегическим информационным потребностям высшего руководства. Высшее руководство получает информацию, в которой оно нуждается из многих источников, включая письма, записи, периодические издания и доклады, подготовленные вручную и компьютерными системами. Другие источники стратегической информации - встречи, телефонные звонки, и общественная деятельность. Таким образом, большая часть информации исходит из некомпьютерных источников.

Цель компьютерных систем поддержки принятия стратегических решений состоит в том, чтобы обеспечить высшее руководство непосредственным и свободным доступом к информации относительно ключевых факторов, являющихся критическими при реализации стратегических целей фирмы. Следовательно, EIS должны быть просты в эксплуатации и понимании. Они обеспечивают доступ к множеству внутренних и внешних баз данных активно используя графическое представление данных.

Это может быть интересно (избранные параграфы):
- Использование сетей Internet в решении задач менеджмента.
- Автоматизация учрежденческой деятельности
-

3.6. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ И КОНТРОЛЛИНГ

3.6.1. Информационные системы управления предприятием (ИСУП)

Определения основных понятий. Начнем с определений, необходимых для понимания дальнейших рассуждений.

Информация – сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.п.), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями. Эти сведения выражены на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанные на материальном носителе. Их можно воспроизводить путем передачи людьми устным, письменным или другим способом.

Информация позволяет организациям:

Осуществлять контроль за текущим состоянием организации, ее подразделений и процессов в них;

Определять стратегические, тактические и оперативные цели и задачи организации;

Принимать обоснованные и своевременные решения;

Координировать действия подразделений в достижении целей.

Информационная потребность – осознанное понимание различия между индивидуальным знанием о предмете и знанием, накопленным обществом.

Данные – информация, низведенная до уровня объекта тех или иных преобразований.

Документ – информационное сообщение в бумажной, звуковой, электронной или иной форме, оформленное по определенным правилам, заверенное в установленном порядке.

Документооборот – система создания, интерпретации, передачи, приема, архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа.

Экономическая информация – совокупность сведений о социально-экономических процессах, служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере.

Информационные ресурсы – весь имеющийся объем информации в информационной системе.

Информационная технология – система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации.

Автоматизация – замена деятельности человека работой машин и механизмов.

Информационная система (ИС) – информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а так же персоналом, осуществляющим эти действия с информацией.

Миссия информационных систем – производство нужной для организации информации для обеспечения эффективного управления всеми ее ресурсами, создание информационной и технологической среды для осуществления управления организацией.

Обычно в системах управления выделяют три уровня: стратегический, тактический и оперативный. На каждом из этих уровней управления имеются свои задачи, при решении которых возникает потребность в соответствующих данных, получить эти данные можно путем запросов в информационную систему. Эти запросы обращены к соответствующей информации в информационной системе. Информационные технологии позволяют обработать запросы и, используя имеющуюся информацию, сформировать ответ на эти запросы. Таким образом, на каждом уровне управления появляется информация, служащая основой для принятия соответствующих решений.

В результате применения информационных технологий к информационным ресурсам создается некая новая информация или информация в новой форме. Эта продукция информационной системы называется информационными продуктами и услугами.

Информационный продукт или услуга – специфическая услуга, когда некоторое информационное содержание в виде совокупности данных, сформированная производителем для распространения в вещественной и невещественной форме, предоставляется в пользование потребителю.

В настоящее время бытует мнение об информационной системе как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Это не так. Как и информационные технологии, информационные системы могут функционировать и с применением технических средств, и без такого применения. Это вопрос экономической целесообразности.

Преимущества неавтоматизированных (бумажных) систем:

простота внедрения уже существующих решений;

они просты для понимания и для их освоения требуется минимум тренировки;

не требуются технические навыки;

они, обычно, гибкие и способны к адаптации для соответствия деловым процессам.

Преимущества автоматизированных систем:

в автоматизированной ИС появляется возможность целостно и комплексно представить все, что происходит с организацией, поскольку все экономические факторы и ресурсы отображаются в единой информационной форме в виде данных.

Корпоративную ИС обычно рассматривают как некоторую совокупность частных решений и компонентов их реализации, в числе которых:

Единая база хранения информации;

Совокупность прикладных систем, созданных разными фирмами и по разным технологиям.

Информационная система компании (в частности, ИСУП) должна:

Позволять накапливать определенный опыт и знания, обобщать их в виде формализованных процедур и алгоритмов решения;

Постоянно совершенствоваться и развиваться;

Быстро адаптироваться к изменениям внешней среды и новым потребностям организации;

Соответствовать насущным требованиям человека, его опыту, знаниям, психологии.

Итак, информационная система управления предприятием (ИСУП) – это операционная среда, которая способна предоставить менеджерам и специалистам актуальную и достоверную информацию о всех бизнес-процессах предприятия, необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа. Другими словами, ИСУП - это система, несущая в себе описание полного рыночного цикла – от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия

Задачи ИСУП. Управление предприятиями в современных условиях требует все большей оперативности. Поэтому использование информационных систем управления предприятием (ИСУП) является одним из важнейших рычагов развития бизнеса.

Частные задачи, решаемые ИСУП, во многом определяются областью деятельности, структурой и другими особенностями конкретных предприятий. В качестве примеров можно сослаться на опыт создания ИСУП для предприятия – оператора связи и опыт внедрения партнерами фирмы SAP системы R/3 на ряде предприятий СНГ и дальнего зарубежья . При этом примерный перечень задач, которые должна решать ИСУП на различных уровнях управления предприятием и для различных его служб, к настоящему времени можно считать общепризнанным. Он приведен в табл.1.

Таблица 1.

Основные задачи ИСУП

Уровни и службы управления	Решаемые задачи
Руководство предприятия	обеспечение достоверной информацией о финансовом состоянии компании на текущий момент и подготовка прогноза на будущее; обеспечение контроля за работой служб предприятия; обеспечение четкой координации работ и ресурсов; предоставление оперативной информации о негативных тенденциях, их причинах и возможных мерах по исправлению ситуации; формирование полного представления о себестоимости конечного продукта (услуги) по компонентам затрат
Финансово-бухгалтерские службы	полный контроль за движением средств; реализация необходимой менеджменту учетной политики; оперативное определение дебиторской и кредиторской задолженностей; контроль за выполнением договоров, смет и планов; контроль за финансовой дисциплиной; отслеживание движения товарно-материальных потоков; оперативное получение полного набора документов финансовой отчетности
Управление производством	контроль за выполнением производственных заказов; контроль за состоянием производственных мощностей; контроль за технологической дисциплиной; ведение документов для сопровождения производственных заказов (заборные карты, маршрутные карты); оперативное определение фактической себестоимости производственных заказов
Службы маркетинга	контроль за продвижением новых товаров на рынок; анализ рынка сбыта с целью его расширения; ведение статистики продаж; информационная поддержка политики цен и скидок; использование базы стандартных писем для рассылки; контроль за выполнением поставок заказчику в нужные сроки при оптимизации затрат на транспортировку
Службы сбыта и снабжения	ведение баз данных товаров, продукции, услуг; планирование сроков поставки и затрат на транспортировку; оптимизация транспортных маршрутов и способов транспортировки;- компьютерное ведение контрактов
Службы складского учета	управление многозвенной структурой складов; оперативный поиск товара (продукции) по складам; оптимальное размещение на складах с учетом условий хранения; управление поступлениями с учетом контроля качества; инвентаризация

3.6.2. Место ИСУП в системе контроллинга

Коротко говоря, контроллинг – это информационно-аналитическая поддержка принятия решений в менеджменте. В свою очередь, информационные системы управления являются компьютерной поддержкой контроллинга. Контроллинг, в свою очередь, является основным поставщиком информации для управления предприятием. Цель информационной поддержки контроллинга – обеспечить руководство информацией о текущем состоянии дел предприятия и спрогнозировать последствия изменений внутренней или внешней среды . Основные задачи контроллинга согласно представлены в табл.2.

Таблица 2.

Основные задачи контроллинга

Виды контроллинга	Основные решаемые задачи
Контроллинг в системе управления	Целевая задача стратегического контроллинга – обеспечение продолжительного успешного функционирования организации. Основная задача оперативного контроллинга – обеспечение методической, информационной и инструментальной поддержки менеджеров предприятия
Финансовый контроллинг	Поддержание рентабельности и обеспечение ликвидности предприятия
Контроллинг на производстве	Информационное обеспечение процессов производства и управления
Контроллинг маркетинга	Информационная поддержка эффективного менеджмента по удовлетворению потребностей клиентов
Контроллинг обеспечения ресурсами	Информационная обеспечение процесса приобретения производственных ресурсов, анализ закупаемых ресурсов, расчет эффективности работы отдела снабжения
Контроллинг в области логистики	Текущий контроль за экономичностью процессов складирования и транспортировки материальных ресурсов

Сравним (в соответствии с табл.3) основные задачи, которые решают ИСУП и контроллинг (см. табл.1 и табл.2).

Таблица 3.

Сравнение задач ИСУП и контроллинга

Задачи ИСУП, решаемые для:	Задачи контроллинга, решаемые
Руководства предприятия	Контроллингом в системе управления
Финансово-бухгалтерских служб	Финансовым контроллингом
Управления производством	Контроллингом на производстве
Служб маркетинга	Контроллингом маркетинга
Служб сбыта и снабжения	Контроллингом обеспечения ресурсами
Служб складского учета	Контроллингом в области логистики

Из табл.3 видно, что задачи ИСУП, решаемые для каждого уровня управления и службы предприятия, соответствуют задачам, решаемым контроллингом в той или иной сфере деятельности предприятия (а именно, контроллингом в системе управления, финансовым контроллингом и т.д.).

Если рассматривать структуру ИСУП, то можно выделить 5 основных модулей, которые присутствуют в каждой информационной системе. Это финансово-экономическое управление, бухгалтерия и кадры, склад, производство, торговля (сбыт).

3.6.3. Перспективы совместного развития ИСУП и контроллинга

Для того, чтобы заглянуть в будущее, попробуем сначала вернуться в прошлое.

Как известно, развитие методов управления промышленными предприятиями в начале ХХ века связывают прежде всего с именами Г. Форда, Ф. Тейлора, Г. Гантта, А. Файоля, Ю. Гастева и др. Именно А. Файоль разделил действия администрации на ряд функций, к которым отнес прогнозирование и планирование, создание организационных структур, руководство командой, координацию действий менеджеров и контроль.

Модель управления запасами, приводящая к «формуле квадратного корня» для оптимального размера заказа, предложена Ф. Харрисом в 1915 г., но получила известность после публикации широко известной работы Р. Вильсона в 1934 г., а потому часто называется моделью Вильсона . Мощный толчок теория управления запасами получила в 1951 г. благодаря работам К. Эрроу (будущего нобелевского лауреата по экономике), Т. Харриса, Дж. Маршака. В 1952 г. были опубликованы работы А. Дворецкого, Дж. Кифера, Дж. Вольфовитца. На русском языке теория управления запасами рассматривалась в работах Е.В. Булинской, Дж. Букана, Э. Кенингсберга, Ю.И. Рыжикова, В.А. Лотоцкого, А.И. Орлова , А.А. Колобова, И.Н. Омельченко и многих других.

Необходимо отметить работы по созданию ИСУП, выполненные в киевском институте кибернетики АН УССР, созданном Б.В. Гнеденко в 1950-х годах (в 1961 г. этот институт возглавил В.М.Глушков). В начале 60-х в США начались работы по автоматизации управления запасами. Конец 60-х связан с работами О.Уайта, который при развитии систем автоматизации промышленных предприятий предлагал рассматривать в комплексе производственные, снабженческие и сбытовые подразделения. В публикациях О.Уайта были сформулированы алгоритмы планирования, сегодня известные как MRP - планирование потребностей в материалах - в конце 60-х годов, и MRP II - планирование ресурсов производства - в конце 70-х - начале 80-х гг. .

Отнюдь не все современные концепции управления возникали в США. Так, метод планирования и управления Just-in-time («точно вовремя») появился на предприятиях японского автомобильного концерна в 50-х годах, а методы OPT- оптимизированная технология производства созданы в Израиле в 70-х годах. Концепция компьютеризированного интегрированного производства CIM возникла в начале 80-х годов и связана с интеграцией гибкого производства и систем управления им. Методы CALS - компьютерная поддержка процесса поставок и логистики возникли в 80-х годах в военном ведомстве США для повышения эффективности управления и планирования в процессе заказа, разработки, организации производства, поставок и эксплуатации военной техники. . Система ERP – планирование ресурсов корпорации предложена аналитической фирмой Gartner Group не так давно, в начале 90-х, и уже подтвердила свою жизнеспособность. Системы CRM – управление взаимоотношениями с клиентами стали нужными на высококонкурентном рынке, где в фокусе оказался не продукт, а клиент. Многое было сделано в СССР и в России, прежде всего в Институте проблем управления, Центральном экономико-математическом институте, ВНИИ системных исследований и Вычислительном центре РАН.

В настоящее время постепенно акцент в планировании ресурсов предприятий (на основе ERP-систем ) смещается к поддержке и реализации процессов управления цепью поставок (SCM–систем ), управления взаимоотношениями с заказчиками (CRM-систем ) и электронного бизнеса (e-commerce систем ).

На основе анализа тенденций развития российского рынка программного обеспечения для автоматизации процесса управления предприятиями можно сделать вывод о его динамичном развитии и усложнении круга задач, требующих автоматизации. Вначале руководители российских предприятий чаще всего ставили простейшие задачи, в частности, задачу автоматизации процесса работы бухгалтерии. С развитием компаний, усложнением бизнес-процессов возникала потребность не только в «посмертном бухгалтерском учете», но и в управлении материально-техническим снабжением (логистическими процессами), работой с дебиторами и кредиторами и многими другими видами деятельности, направленными на решение задач, которые ставит перед предприятием внутренняя и внешняя среда. Для удовлетворения этих потребностей менеджмента стали использовать корпоративные информационные системы управления – решения, охватывающие деятельность всего предприятия.

Таким образом, в результате «эволюции» ИСУП превратилась из компьютерной бухгалтерии и автоматизированной системы управления запасами в комплексную систему управления всего предприятия.

В настоящее время на рынке представлено большое количество типовых ИСУП - от локальных (стоимостью до 50 тыс. долл. США) до крупных интегрированных (стоимостью от 500 тыс. долл. США и выше). Типовые решения этих ИСУП «привязываются» фирмами-поставщиками к условиям конкретных предприятий.

Отметим, что в настоящее время основная часть ИСУП разрабатывается не на основе типовых решений, а в единичном экземпляре для каждого отдельного предприятия. Это делается соответствующими подразделениями предприятий с целью наиболее полного учета особенностей конкретных предприятий .

Классификация типовых систем, имеющихся на российском рынке, разработана в работе . Приведем описание основных типов ИСУП.

· Локальные системы . Как правило, предназначены для автоматизации деятельности по одному - двум направлениям. Зачастую могут быть так называемым "коробочным" продуктом. Стоимость таких решений лежит в пределах от нескольких тысяч до нескольких десятков тысяч долларов США.

· Финансово-управленческие системы . Такие решения обладают гораздо большими функциональными возможностями по сравнению с локальными. Однако их отличительная черта - это отсутствие модулей, посвященных производственным процессам. И если в первой категории представлены только российские системы, то здесь соотношение российского и западного продуктов примерно равное. Сроки внедрения таких систем могут доходить до года, а стоимость – от 50 тыс. долл. до 200 тыс. долл. США.

· Средние интегрированные системы . Эти системы предназначены для управления производственным предприятием и интегрированного планирования производственного процесса. Они характеризуются наличием специализированных функций. Такие системы наиболее конкурентоспособны на отечественном рынке в своей области специализации с крупными западными системами, при этом их стоимость существенно (на порядок и более) ниже, чем крупных.

· Крупные интегрированные системы . На сегодняшний день это наиболее функционально развитые и соответственно наиболее сложные и дорогие системы, в которых реализуются стандарты управления MRPII и ERP. Сроки внедрения подобных систем с учетом автоматизации управления производством могут составлять несколько лет, а стоимость лежит в пределах от нескольких сот тысяч до нескольких десятков миллионов долларов. Следует отметить, что данные системы предназначены в первую очередь для повышения эффективности управления крупными предприятиями и корпорациями. Требования бухгалтерского или кадрового учета отходят в этом случае на второй план.

· Конструкторы – это коммерческое программное средство, комплекс программных средств или специализированная среда программирования для относительно быстрого (по сравнению с универсальными средствами программирования) создания деловых приложений. Естественно, при этом опираются на лежащий в основе конструктора инвариант методологии и технологии функционирования.

· Специализированные решения – предназначены в основном для получения корпоративной консолидированной отчетности, планирования, бюджетирования, анализа данных по технологии OLAP (o n- l ine a nalytical p rocessing - оперативный анализ данных, а точнее,многомерный оперативный анализ данных для поддержки принятия решений).

Эконометрические методы в ИСУП. Анализ реальных потребностей предприятий показал, что для создания полноценной системы, которая обеспечивала бы не только учетные функции, но и возможности прогнозирования, анализа сценариев, поддержки принятия управленческих решений, - типового набора функций ERP-систем недостаточно. Решение данного класса задач требует применения аналитических систем и методов, прежде всего эконометрических , включения этих систем и методов в ИСУП.

Эконометрические методы представляют собой важную часть научного инструментария контроллера, а их компьютерная реализация - важную часть информационной поддержки контроллинга. При практическом использовании эконометрических методов в работе контроллера необходимо применять соответствующие программные системы. Могут быть полезны и общие статистические системы типа ДИСАН, ППАНД, SPSS, Statgraphics, Statistica, ADDA , и более специализированные Statcon, SPC, NADIS, REST (по статистике интервальных данных), Matrixer и многие другие .

ИСУП в решении задач контроллинга. Подводя итоги, прежде всего отметим, что ИСУП в решении задач контроллинга играют бесспорно важную роль. С целью информационной поддержки контроллинга специальный модуль «Контроллинг» должен быть включен в состав ИСУП. Это необходимо для того, чтобы система обеспечивала не только компьютерную поддержку контроллинга, предоставляла менеджерам и специалистам актуальную и достоверную информацию обо всех бизнес-процессах предприятия, необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа. Но и стала бы системой, несущей в себе информацию о полном рыночном цикле – от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия.

Программный комплекс «М-3» (следующее поколение системы «М-2»), разработанный компанией "Клиент – серверные - технологии", позиционируется уже не просто как система управления предприятием, а продукт, формирующий среду принятия решения. В комплексе "М-3" происходит смещение акцентов: от регистрационной системы к структуре, позволяющей реализовывать прогнозирование на основе профессионального анализа. Основой для этого служит реализация механизма контроллинга, предполагающая создание инструмента для принятия оперативных решений в финансовой, производственной и иных областях деятельности предприятий.

Кроме того, опыт западных компаний показывает, что постепенно спрос растет на крупные интегрированные системы, которые отличаются глубиной поддержки управления больших многофункциональных групп предприятий (холдингов или финансово-промышленных групп).

И если говорить о развитии отечественной индустрии ИСУП и широком внедрении контроллинга в практику работы российских организаций и предприятий, то приходится констатировать, что у большинства российских предприятий этап полномасштабной информатизации бизнеса только начинается .

Литература

1. Орлов А.И., Волков Д.Л. Эконометрические методы при управлении ресурсами и информационная поддержка бизнеса для фирмы-оператора связи. //Приднiпровський науковий вiсник. Донбаський випуск. Економiка. №109 (176). Грудень 1998 р.
2. Виноградов С.Л. Контроллинг как технология менеджмента. Заметки практика//Контроллинг. 2002. №2.
3. Карминский А.М., Дементьев А.В., Жевага А.А. Информатизация контроллинга в финансово-промышленной группе // Контроллинг. 2002. №2.
4. Карминский А.М., Оленев Н.И., Примак А.Г., Фалько С.Г. Контроллинг в бизнесе. Методологические и практические основы построения контроллинга в организациях. – М.: Финансы и статистика, 1998. – 256 с.
5. Орлов А.И. Устойчивость в социально-экономических моделях. – М.: Наука, 1979. – 296 с.
6. Уайт О. У. Управление производством и материальными запасами в век ЭВМ. - М.: Прогресс. 1978. – 302 с.
7. Компьютерно-интегрированные производства и CALS -технологии в машиностроении. - М.: Федеральный информационно-аналитический центр оборонной промышленности. 1999. – 510 с.
8. Любавин А.А. Особенности современной методологии внедрения контроллинга в России//Контроллинг. 2002. №1.
9. Карпачев И. Налево пойдешь // Enterprise partner: корпоративные системы. 2000. №10.
10. Орлов А.И. Эконометрика. – М.: Экзамен, 2002. – 576 с.
11. Орлов А.И. Эконометрическая поддержка контроллинга // Контроллинг. 2002. №1.
12. Гуськова Е.А., Орлов А.И. Информационные системы управления предприятием в решении задач контроллинга // Контроллинг. 2003. № 1.

Контрольные вопросы

1. Какова роль информации в управлении?
2. Должна ли информационная система обязательно реализовываться с помощью компьютерной техники?
3. Обсудите базовые определения в области информационных систем управления предприятием.
4. Каковы основные задачи ИСУП?
5. В чем сущность контроллинга?
6. Каковы основные задачи контроллинга?
7. Каково место ИСУП в системе контроллинга?

Темы докладов, рефератов, исследовательских работ

1. Состав и движение массивов информации.
2. История развития ИСУП.
3. Обращение бумажных и электронных документов.
4. Контроллинг в России.
4. Эконометрические методы в информационных системах.
5. Роль Интернета и корпоративных компьютерных сетей в управлении предприятием.

Предыдущая

зачем нужны и как выбрать?

Тема прозрачности производственной деятельности актуальна для всех предприятий, задумывающихся о перспективах бизнеса, а значит, говорит о его эффективности и качестве продукции. Одно из наиболее действенных средств повышения конкурентоспособности – комплексная информационная система управления предприятием

Зачем нужны отраслевые решения?

В настоящее время на российском рынке представлено множество систем автоматизации, ориентированных на производственные компании.

В общих чертах эти системы похожи между собой, поскольку предназначены для решения сходных задач. Все они позиционируются как мультиотраслевые, универсальные решения, но их универсальность носит не избыточный, а усредненный характер. То есть такая система рассчитана на некоторое усредненное предприятие усредненной отрасли и не учитывает специфики конкретного производства. В связи с этим предприятия часто вынуждены дополнять базовый набор функций модулями собственной разработки или заказывать доработку системы с учетом особенностей производства.

Как показывает практика, использование системы, ориентированной на решение задач конкретной отрасли, дает гораздо больший эффект, чем универсальный продукт. Отраслевое решение учитывает опыт и технологии работы различных компаний отрасли, что дополнительно увеличивает его ценность.

Каждое мясоперерабатывающее предприятие имеет собственную стратегию развития, тем не менее особенности мясопереработки во многом схожи. К таким особенностям можно отнести:

• изменчивость спроса на готовую продукцию (приводит к необходимости краткосрочного планирования и динамичного реагирования на изменение рыночной ситуации);

• ограниченные сроки годности продукции (не позволяют предприятию работать «на склад» и предъявляют высокие требования к соблюдению сроков отгрузки продукции потребителям);

• большое количество рецептур и их версий (частые замены ингредиентов требуют сочетания простоты ежедневной работы производства с необходимостью контроля любых отклонений, чтобы не допустить ухудшения качества продукции);

• получение основных видов сырья, используемого в производстве, в результате разделки входного сырья, представленного во множестве альтернативных вариантов (необходимость оперативного расчета себестоимости получаемых компонентов в соответствии с фактическим выходом сырья после разделки);

• высокая доля стоимости сырья в себестоимости продукции (требует оперативной информации о складывающейся фактической себестоимости для принятия оперативных решений);

• естественная убыль, усушка при хранении, потери при доставке продукции

Возможности отраслевых решений

Рассмотрим функции одного из отраслевых решений для предприятий мясоперерабатывающей отрасли, разработанного на платформе Microsoft Dynamics AX.

Microsoft Dynamics AX – система класса ERP II. Она использует самые современные стандарты управления, применяется уже более двадцати лет, а на российском рынке представлена с 2000 года. Решение зарегистрировано на последней версии системы Microsoft Dynamics AX 2009 и успешно работает на ряде российских мясоперерабатывающих комбинатов и предприятий пищевой промышленности.

В данном решении реализованы следующие механизмы, расширяющие стандартные возможности системы.

Планирование

Расширенные процедуры прогнозного и сводного планирования позволяют формировать планы (продаж, закупок, производства) с различными горизонтами планирования и различными вариантами развития событий и обеспечивают:

• сокращение уровня производственных запасов и остатков готовой продукции на складах предприятия;

• сокращение затрат на приобретение сырья и материалов за счет планирования закупок и транспортно-заготовительных расходов;

• точное планирование расхода сырья и материалов с определенными качественными характеристиками;

• высокий уровень клиентского сервиса, выполнение заказов точно и вовремя, прогнозирование реальных сроков выполнения заказов, сокращение времени комплектации и отгрузки заказов.

А планирование и учет загрузки оборудования позволят обеспечить повышение эффективности использования производственных мощностей предприятия.

Рецептуры и производственные переделы

Справочник рецептур, включенный в состав решения, позволяет отражать рецептуры любой сложности с неограниченным уровнем вложенности, включая рецептуры разделки. Для компонентов рецептур, получаемых при разделке, и попутных компонентов можно задавать стоимостные коэффициенты (если их стоимость должна рассчитываться) либо использовать стоимость из карточки номенклатуры.

Использование множества вариантов активных рецептур позволяет оперативно вносить изменения в процесс выпуска готовой продукции при изменении состава ее рецептуры. Позволяет выстроить эффективную ценовую политику и обеспечить быстрый вывод на рынок новых продуктов.

Схема производственных переделов позволяет привести структуру рецептур в соответствие с реальным производственным процессом с любой степенью детализации (например: дефростация – обвалка и жиловка – стандартизация мясного сырья – набор рецептур – формовка – термообработка – упаковка), добиваясь максимального соответствия требованиям производственного учета.

Как складской, так и производственный учет можно вести в разрезе любых складских (производственная площадка, склад, партия, ячейка, паллета и т. д.) и финансовых характеристик. Соответственно, аналитическая отчетность может формироваться в любом из этих разрезов.

Все это позволяет оперативно отслеживать ход выполнения производственных заказов, в любой момент времени знать, на какой стадии выполнения они находятся, получать актуальную информацию о плановой и фактической себестоимости продукции, фактической стоимости остатков незавершенного производства, оперативно анализировать и оптимизировать деятельность предприятия.

Разделка и ее аспекты

Рецептуры и производственные заказы на участках обвалки и жиловки имеют следующие дополнительные возможности, обусловленные реальным процессом разделки основного мясного сырья:

• стоимостные коэффициенты позволяют рассчитывать фактическую себестоимость получаемых номенклатур на основании их фактических выходов;

• специальные типы операций позволяют начислять прямые нематериальные затраты на конкретные получаемые в результате разделки номенклатуры;

• групповая обработка производственных заказов позволяет эмулировать производства типа «многие из многих»;

• функция «Калькулятор разделки» на основании потребности в жилованном сырье позволяет специалистам сырьевого отделения оперативно рассчитать, какое сырье лучше пустить в разделку, чтобы получить оптимальный выход.

Производственный модуль

Производственный модуль позволяет создавать и настраивать рабочие центры (оборудование и персонал), производственные операции и технологические маршруты любой сложности, учитывать в себестоимости продукции как материальные, так и прямые нематериальные затраты (зарплата, электроэнергия, амортизация оборудования). Модуль поддерживает специфичные для отрасли функции разбиения производственных заказов на замесы кратно количеству основного (белкового) сырья.

При обработке производственных заказов система может автоматически анализировать потребности текущего производства в сырье и материалах и по результатам анализа автоматически формировать журналы переноса сырья с основных складов для пополнения запасов на производственных складах.

Контроль качества, контроль отклонений

Система позволяет вести контроль качественных показателей, дат производства, сроков годности, сквозной партионный учет закупаемого сырья, производственных полуфабрикатов и готовой продукции. Все это помогает обеспечивать высокое качество и безопасность продукции, а также соответствие требованиям различных регулирующих органов в части управления качеством производимого продукта.

Для любого компонента производственного заказа можно активировать функцию автоматического контроля отклонений (как в сторону уменьшения, так и увеличения), задать процент допустимого отклонения и реакцию системы на его превышение: (отчет, подтверждение, запрет). Для поставленных на контроль производственных номенклатур система либо не позволит ввести данные со сверхнормативным отклонением (запрет), либо потребует подтверждения информации старшим сменным персоналом (подтверждение), либо контрольная информация об отклонении (сверх допустимого) попадает в специальную отчетную форму для последующего анализа (отчет).

Отчетные формы «Учет отклонений» и «Замена компонентов» позволят руководству технологических и производственных подразделений надежно контролировать отклонения и замены.

Низовая автоматика

Рассматриваемое решение интегрировано с устройствами низовой автоматики: сканерами штрих-кодов, весами, весовыми комплексами Bizerba, терминалами сбора данных. Их использование повышает оперативность ввода информации, достоверность вводимых данных и снижает трудоемкость производственного учета.

Пункты контроля и степень их автоматизации, как правило, определяются требованиями производственного учета и структурой производственных переделов. В представленном решении они реализованы через настраиваемые «контрольные точки», соответствующие пунктам реального весового и количественного контроля в цехах.

Потарный учет в производстве

Учет движения компонентов производства в индивидуальной таре позволяет предельно упростить процесс учета движения сырья и полуфабрикатов в производственных цехах. В системе каждая индивидуальная тара («чебурашки», рамы, тележки, контейнеры) снабжена уникальным кодом (и штрих-кодом), а также сведениями о весе тары. При использовании данной функциональности:

• в любой момент времени известно, что в какой таре находится и где эта тара расположена;

• упрощается расход и перемещение, так как не требуется взвешивания – система по коду тары определяет содержащуюся в ней в данный момент времени номенклатуру и ее количество в данной таре;

• существенно упрощается инвентаризация остатков.

Опыт использования решения различными предприятиями показывает, что оно помогает более эффективно выстроить производственные процессы, управлять производством и ресурсами предприятия.

Возможность реагировать на запросы рынка в режиме онлайн напрямую влияет на качество и эффективность принимаемых управленческих решений и рентабельность предприятия.

Риски проектов внедрения

Необходимо помнить, что любой проект автоматизации связан с определенными рисками, пренебрежение которыми может привести к неудаче. Не являются исключениями и отраслевые решения.

Несмотря на существенные различия, набор рисков, с которыми приходится сталкиваться в процессе внедрения информационных систем на предприятиях различных отраслей, можно считать типовым:

• некорректно сформулированные цели внедрения;

• превышение сроков и бюджета проекта;

• слабая поддержка проекта со стороны высшего руководства компании-заказчика;

• заниженная оценка руководством масштабов организационных преобразований в компании, обусловленных внедрением системы;

• отсутствие необходимых человеческих ресурсов и низкая вовлеченность сотрудников компании в проект.

Правильно сформулировать цели следует еще на этапе принятия решения о выборе и внедрении информационной системы. Именно на этой стадии закладываются основы успеха или провала всего проекта. И изначально неправильно сформулированные цели внедрения с большой вероятностью приведут проект совсем не к тому результату, который хотелось получить.

Превышение сроков и бюджета проекта почти всегда вызвано ошибочной оценкой объемов работ на стадии планирования. Поэтому к вопросу их оценки также следует подходить очень ответственно. Самым негативным образом ходе проекта сказывается отсутствие поддержки руководства предприятия. Если оно не принимает активного участия в проекте, он может сместиться в сторону решения проблем «конкретного пользователя», а не предприятия.

Кроме того, внедрение информационной системы затрагивает многие бизнес-процессы компании. Для достижения целей проекта часть из них приходится оптимизировать или изменять. Руководство компании не всегда оказывается готовым к таким изменениям, особенно если объем этих изменений велик или они требуют принятия «непопулярных решений».

Еще один фактор риска – кадры. Как и в любой сфере деятельности, где основу составляют знания и опыт работников, результат внедрения системы во многом зависит от исполнителей. Их профессионализм, ответственность и готовность к изменениям (или отсутствие такой готовности) в значительной степени влияют на ход проектных работ. Часто в начале проекта выясняется, что в нем будет участвовать всего несколько сотрудников, но и они будут загружены текущей работой. Такое положение недопустимо. Вовлеченные в проект сотрудники должны быть мотивированы на положительный результат.

Как уже говорилось в начале статьи, на рынке программных продуктов представлено множество информационных систем для автоматизации деятельности производственных предприятий. Тем не менее один из важнейших моментов, на который следует обратить внимание при выборе программного продукта, – насколько в нем учтена отраслевая специфика. Отраслевое решение позволяет использовать проверенные бизнес-модели, сократить инвестиции, сроки разработки и внедрения.

Важным является опыт работы компании-исполнителя по внедрению решений в отрасли, знания особенностей производства ее специалистами.

Следует помнить – выбор программного продукта напрямую зависит от стратегии развития компании, поэтому требования к системе следует предъявлять с учетом будущих потребностей и целей. Поэтому система управления предприятием должна предусматривать возможность масштабирования и обеспечивать высокую производительность, не менее важна ее оперативная поддержка поставщиком.

Справка:

ERP-система – интегрированная система для управления внутренними и внешними ресурсами предприятия (значимые физические активы, финансовые, материально-технические и человеческие ресурсы), построенная, как правило, на централизованной базе данных. Исторически концепция ERP стала развитием более простых концепций MRP (Material Requirement Planning – Планирование материальных потребностей) и MRP II (Manufacturing Resource Planning – Планирование производственных ресурсов).

ERP II (Enterprise Resource & Relationship Processing) – результат развития методологии и технологии ERP. Это бизнес-стратегия предприятия, принадлежащего к определенной отрасли, и набор ключевых для данной отрасли приложений, помогающих клиентам и акционерам компаний увеличивать стоимость бизнеса за счет эффективной ИТ-поддержки и оптимизации операционных и финансовых процессов как внутри своего предприятия, так и во внешнем мире – в рамках сотрудничества с другими корпорациями.

Подключение