Zadatak izgradnje pravih komunikacija je vječan koliko i sam svijet. Ljudi se mijenjaju, procesi se mijenjaju - i komunikacije se mijenjaju zajedno s njima. A debata o tome koje metode komunikacije su najefikasnije izgleda beskrajna.
Po mom mišljenju, e-pošta kao sredstvo komunikacije često je potcijenjena i zloupotrebljena. Kao što je jednom rekao moj prijatelj iz vrhunske uprave koji se davio u porukama e-pošte: „Odgovori svima u Outlooku bi trebala biti plaćena funkcija...“
Smatram da je e-pošta jedna od najboljih metoda za projektnu komunikaciju iz sljedećih glavnih razloga:
- Brzina isporuke informacija;
- Nezavisnost zapošljavanja bilo kog primaoca informacija u trenutku slanja poruke;
- Snimanje datuma i vremena slanja, čuvanje istorije korespondencije;
- Mogućnost korištenja dodatnih metoda praćenja poruka (obavijest o isporuci, obavijest o čitanju);
- Isti originalni tekst poruke za sve primaoce;
- Fleksibilnost u generiranju poruka (pošiljalac može biti bilo gdje i poslati poruku u bilo koje pogodno vrijeme);
- Mogućnost sortiranja poruka, brza pretraga;
- Mogućnost korištenja dugmadi za glasanje za dobivanje odobrenja ili odabir alternative;
- Mogućnost pričvršćivanja dodatnih materijala.
Koji su nedostaci dostavljanja informacija putem e-pošte? Nema ih mnogo:
- Može doći do kašnjenja povratnih informacija;
- Poteškoće u raspravi o temi poruke (ako poruka uključuje diskusiju).
Sve ostale metode komunikacije, po mom mišljenju, su više radno intenzivni u smislu vremena i truda, više iskrivljuju izvornu informaciju i manje su zgodne sa stanovišta glavne funkcije komunikacije, ali je glavni zadatak komunikacije je i dalje razmjena informacija. E-pošta minimizira gubitak vremena za obradu poruke - svaki primalac troši onoliko vremena koliko je potrebno za obradu informacija, uzimajući u obzir njegove individualne karakteristike. Druge metode prenošenja informacija, kao što su lični sastanak, telefonski poziv ili web konferencija, intenzivnije su i informacije su više iskrivljene tokom prenosa poruke.
Stoga smatram da e-mail u kompaniji treba koristiti što aktivnije, ali do tačke. Ako u polje „Primaoci“ stavite 30 ljudi i u pismu pitate sve što misle o ovoj temi, prepiska će se pretvoriti u deponiju informacija, posebno ako među primaocima ima previše društvenih i kreativnih zaposlenika koji također preferiraju Dugme “Odgovori svima” (koje je još besplatno!).
Jednostavna pravila koja se predlažu za korištenje kako bi se povećala efikasnost komunikacije u kompaniji korištenjem e-pošte:
1. Stavite u polje „Primaoci“ samo one primaoce kojima je to zaista potrebno. Ako niste sigurni da li je primaocu potrebna vaša poruka ili vaša poruka nije upućena njemu lično, unesite je u polje „Kopiraj“ ili je potpuno isključite iz poruke.
2. Pišite što je moguće kraće i sažetije. Nemojte prilagati previše fajlova poruci. Veličina poruke treba držati u razumnim granicama. Ako je investicija velika, bolje je to objaviti na korporativnom portalu i poslati link.
3. Nemojte preterano koristiti ikonu Visoka važnost. Međutim, sekretarice koje su postavile ovu ikonu u zadanim postavkama Outlooka za svako slovo dugo su diskreditovale sam princip filtriranja slova po važnosti.
4. Kreirajte strukturu koja vam odgovara za distribuciju pisama u programu za poštu.
5. Postavite automatsko premještanje pisama određenih primalaca ili koja sadrže određene riječi u temi u foldere koje nećete redovno čitati. Na primjer, pored foldera “Spam”, koristim i foldere za automatsko prikupljanje pisama, kao što su “Korporativne informacije” i “Tehnička neželjena pošta”. Prva fascikla sadrži mailove iz kadrovske službe o rođendanima zaposlenih, o organizaciji izleta itd. Fascikla „Tehnička neželjena pošta“ sadrži obaveštenja od klijenta e-pošte, kao što su „Poziv je prihvaćen“, „Vaša prijava je u razmatranju“ i slično.
6. Koristite grupe kontakata za slanje poruka. Outlook vam, na primjer, omogućava da kreirate grupe kontakata od kontakata u vašem adresaru. Napravite kontakt grupe jednom i nećete morati da pamtite svaki put kada pošaljete poruku kome treba da pošaljete poruku. Grupe se mogu kreirati prema različitim kriterijumima (odjeljci, projekti, interesi itd.). Primjeri kontakt grupa: „Računovodstvo“, „Top menadžeri“, „Učesnici obuke u Excelu“, „Projektni tim za implementaciju SAP-a“, „Učesnici na sedmičnim sastancima na projektu reorganizacije skladišta“. Koristeći kontakt grupe, nikada nećete zaboraviti nikoga i, naprotiv, nećete poslati nepotrebno pismo.
7. Isključite podsjetnike o dolaznim pismima i, posebno, iskačuće prozore, ne samo na radnom računaru, već i na tabletu i telefonu (ako je tu povezan radni email). Provjeravajte svoju e-poštu ne svakih 10 minuta kada se prozor upozorenja pojavi u Outlooku, već 2 puta dnevno, zakažite vrijeme za ovo u svom kalendaru.
8. Ako poruka uključuje diskusiju i postane previše burna, zaustavite diskusiju putem e-pošte i zakažite sastanak o tom pitanju.
9. Koristite šablone poruka za poruke e-pošte koje se često ponavljaju. Ovi predlošci se mogu unijeti u program za e-poštu (na primjer, u Outlooku, predlošci se nalaze u meniju „Potpisi“) u sljedećem obliku:
“Poštovane kolege, dobar dan!
Šaljem vam _________ (naziv dokumenta) na odobrenje. Pošaljite mi bilo kakva pitanja, sugestije ili komentare putem e-pošte. Ako nema Vaših komentara prije 14:00 _____ (datum), dokument će se smatrati odobrenim.
S poštovanjem,
Ivanov I.P.”
U tom slučaju, svaki put kada trebate poslati dokument na odobrenje, jednostavno odaberete odgovarajući predložak, priložite sam dokument ili link do njega, popunite prazna polja i pošaljete primateljima. Da li male stvari sabiraju puno ušteđenog vremena?
Naravno, u nekim slučajevima lični sastanak je apsolutno neophodna vrsta komunikacije. Na primjer, da biste donijeli odluku o kandidatu, neophodan je intervju licem u lice, jer ni životopis ni Skype intervju neće dati potpunu sliku o ličnosti kandidata. Međutim, takve situacije koje zahtijevaju lične sastanke ne čine više od 20%. U svim ostalim slučajevima, korištenje e-pošte je, po mom mišljenju, poželjnije i može vam uštedjeti vrijeme i povećati efikasnost komunikacije.
Na našem blogu pišemo puno o kreiranju i radu sa e-poštom. Već smo razgovarali o poteškoćama u borbi protiv neželjene pošte, budućnosti e-pošte, pitanjima zaštite korespondencije putem e-pošte i kreiranju automatskih odgovora usluga podrške putem e-pošte.
Danas ćemo govoriti o tome na šta utječu komunikacijski alati i kako ih odabrati (posebno u slučaju poslovne komunikacije). Ben Mathes, inženjer i zaposlenik mnogih američkih startupa, napisao je zanimljiv materijal na ovu temu na svom blogu na Medium-u. Predstavljamo vašoj pažnji glavne misli ove bilješke.
Komunikacija je veoma važna
Među najboljim programerima postoji uobičajeno uvjerenje da je najvažniji element softvera njegova arhitektura. Arhitektura ne znači strukturu koda, već kako se softver uklapa i ograničava način razmišljanja, piše Mathez.Posebno je važan softver koji ljudi koriste za međusobnu komunikaciju. Društveni prostori ubrzano prelaze u digitalni format. Društvene mreže utiču na način na koji komuniciramo, siguran je inženjer.
Na primjer, ljudi na 4chan-u imaju vrlo različite razgovore nego na Facebooku, a razgovori vaših kolega u Slack-u se veoma razlikuju od razgovora putem e-pošte.
Mitch Kapo r je pričao o ovome još 90-ih:
Granice naših mogućnosti zavise od strukture društvene mreže i načina naše komunikacije..
John Lilly se osvrnuo na ovu temu tokom svog govora na Samitu Code for America 2014:
Sredstva komunikacije utiču na način i stil naše komunikacije, a ponekad i u potpunosti određuju teme naših razgovora. Oni često diktiraju šta možemo reći, a šta ne. Ne možemo razgovarati s političkim komentatorom CNN-a, ali možemo razgovarati s Barackom Obamom na Twitteru.
Komunikacije i politika
Prvobitno je bila još jedna rečenica u citatu Mitcha Kapora. Ako ga vratite na mjesto, izjava dobija potpuno drugačije značenje.Arhitektura je politika. Granice naših mogućnosti zavise od strukture društvene mreže i načina naše komunikacije.
Ovo ima ogromne društvene posljedice.
Kao primjer možemo uzeti raspravu o sukobu koji je izbio u američkom gradu Fergusonu ( #Ferguson #BlackLivesMatter). Televizijski kanali, posebno CNN, su sredstvo emitovanja. Izvještavajući o događajima u Fergusonu, CNN je pokušao opravdati ponašanje policijskih službenika, ističući da policija samo pokušava obuzdati nerede demonstranata. U ovom slučaju, mali krug ljudi kontroliše ono što vide mase. A Twitter je medij za grupno emitovanje koji kontrolišu same mase. Razlika, iako mala, je značajna.
Nije bilo slučajno što je Ev Williams blog platformi koju je kreirao dao ime Medium, što na engleskom znači „posrednik“. Medium ima jednostavan i atraktivan korisnički interfejs, ali i veoma promišljenu arhitekturu. Glavna ideja usluge je interakcija ljudi.
Za koje svrhe je e-mail najprikladniji?
Dakle, ako je komunikacija toliko važna, zašto uvijek koristimo samo e-poštu, pita se Mathez. E-pošta je nevjerojatan komunikacijski alat s mnogim prednostima, a glavna je njegova sveprisutnost. Popularno je jer je široko rasprostranjeno. Slanje e-pošte ima smisla kada komunicirate s vanjskim svijetom (klijenti, konsultanti i drugi izvan ureda). Ali šta je sa komunikacijom unutar organizacije? Komunikacija sa ljudima sa kojima radite svaki dan?Unatoč svim prednostima e-pošte, inženjer je siguran da ovaj alat nije idealan za korištenje u komunikaciji u timovima i unutar kompanije.
Kako se slažete oko toga ko na čemu radi? Kako znate kada su zadaci dospjeli? Kako određujete ko će obraditi rezultate? Kako saznati šta ljudi rade svaki dan, svake sedmice, svakog mjeseca? Ako koristite e-poštu za rješavanje svih ovih problema, onda prisiljavate sve zaposlenike da sve ove informacije drže u svojim glavama ili ih unose u proračunske tablice. Kao rezultat toga, postoji rizik od gubitka važnih podataka ili zaboravljanja nečega.
Prema Mathezu, potrebno je zapitati se koja je svrha određene vrste komunikacije. Nakon što budu identificirani, bit će lakše odabrati alate koji su najprikladniji za ovaj slučaj.
- Brzo i blagovremeno dovršavanje zadataka - o tome se može razgovarati u realnom vremenu u razgovorima poput IRC-a ili Slack-a.
- Revizija i rješavanje nedosljednosti - Postoji mnogo alata za zajedničko uređivanje Quip dokumenata.
- Računovodstvo i analiza - za to postoji CRM, kao i usluge upravljanja projektima Pivotal i Trello.
Komunikacija prije Interneta/Komunikacija sada
Zašto je e-pošta tako popularna?
Osoba sa najviše moći bira sredstva komunikacije. Prema Peterovom principu, ljudi imaju tendenciju da nastave koristiti već dokazanu ideju, tehnologiju ili stvar u promijenjenim uvjetima, čak i izvan prihvatljivog opsega primjene ove ideje, tehnologije ili stvari.Drugim riječima, primorani ste da koristite e-poštu jer je vaš šef koristi, piše Mathez. Istovremeno, ovaj komunikacijski alat u određenom slučaju možda nije idealan izbor.
Ako želite da upoznate svoje prijatelje više nego što oni žele da upoznaju vas, onda se morate prilagoditi i odabrati mjesto koje im je zgodnije.
Iskreno rečeno, vrijedno je napomenuti da ovaj princip funkcionira i za menadžere. Primorani su da se prilagođavaju svojim klijentima, pa uspješan marketing uključuje ne samo interni protok dokumenata, već i eksternu komunikaciju (e-mail marketing, bilbordi itd.).
E-pošta je uobičajeno sredstvo komunikacije, što je odlično. Može biti veoma korisno, ali možda neće biti dovoljno za svakodnevne profesionalne aktivnosti u savremenim uslovima.
Glavni Matthezov savjet u vezi s odabirom sredstva poslovne komunikacije unutar kompanije je:
Ako imate ovlaštenje da odaberete medij komunikacije za svoj tim, napravite taj izbor svjesno. A ako nemate vremena za ovo, prepustite svom timu da sam odluči. Ali ne smijemo zaboraviti da ćete u ovom slučaju morati koristiti i sredstva komunikacije koja su odabrali vaši zaposlenici.
Širenje rada i života zasnovanog na webu imat će ogromne društvene posljedice. Mnogi strahuju da će kompjuteri i internet dovesti do brisanja individualnosti, da će svijet izgubiti svoju toplinu i raznolikost. Ali u jednom trenutku ljudi su se plašili da će telefon dovesti do smanjenja ličnih kontakata. Baš kao što se sastanak može zamijeniti telefonskim razgovorom, može se zamijeniti i razmjenom e-pošte. A svako sredstvo komunikacije stvara određene mogućnosti za zloupotrebu. Način na koji komuniciramo lično i profesionalno online nastavit će se razvijati. Također postoji zabrinutost da će web stil, u kojem se čini da je svako u svom malom svijetu, dovesti do sloma društva. Ja lično mislim da će se desiti upravo suprotno. Telefon i e-pošta ojačali su veze između ljudi koji žive u različitim gradovima, a kompjuteri i internet takođe nikome ništa ne oduzimaju, jednostavno pružaju još jedan način komunikacije.
Učesnici ankete se mogu kontaktirati putem lične komunikacije, telefonom ili poštom. Savremene informacione tehnologije pružaju dodatne mogućnosti za sprovođenje pisanih anketa putem interneta i korišćenjem elektronske pošte. Glavna poteškoća u implementaciji ovog oblika u Rusiji je nejednaka pokrivenost različitih kategorija građana i regiona ovim sredstvima.
Anketiranje je sprovedeno na 55 zaposlenih, od kojih je 15 klasifikovano kao imenovani tip menadžera, 34 su im podređena, a 6 njihovi šefovi. Utvrđeno je da su menadžeri birokratskog tipa (BBT) neugodni jedan na jedan sa svojim direktnim podređenima, ali su njihove veze sa organizacijom kroz učešće u raznim komitetima široke i duboke. Većinu svog radnog vremena provode održavajući svoje veze putem telefona, e-pošte i drugih sredstava komunikacije. MBT se rijetko pridržavaju pravila subordinacije i formalnih odnosa, svodeći sve na neformalnu komunikaciju i koristeći povoljne okolnosti u svom ponašanju. Pokušavaju izbjeći kolektivnu interakciju sa podređenima (sastanke), gdje je moguća intenzivna razmjena informacija. Djelujući u ime različitih komiteta, oni nastoje da se oslobode odgovornosti za neuspjehe.
Indirektna komunikacija se odvija uz pomoć pomoćnih tehničkih sredstava kroz razmjenu dopisa, telefonom, e-mailom itd. Obično indirektna komunikacija traje mnogo manje vremena i zahtijeva znatno manje psihološke troškove od direktne komunikacije. Direktna komunikacija je živi dijalog, razgovor sa osobom.
Pored tradicionalnih telefonskih i ličnih sastanaka, aktivno koristite najefikasnija i najsavremenija sredstva komunikacije, koja će značajno ubrzati vašu komunikaciju 1) mobilnim telefonom 2) e-poštom 3) faksom.
Kao katalizator za povećanje zahtjeva za profesionalizmom, tehnički razvoj promiče upotrebu netradicionalnih metoda od strane poslodavaca za brzo privlačenje multifunkcionalnih stručnjaka, uključujući njihovu kupovinu od drugih organizacija, lov na glave itd. Stvaranjem mogućnosti za bržu pretragu kandidata, tehnički napredna sredstva komunikacije omogućavaju uštedu vremena na beskontaktnoj komunikaciji s njima tokom postupka selekcije (primanje informacija koje nedostaju, na primjer putem e-pošte), proširuju mogućnosti u korištenje metoda indirektnog proučavanja i ocjenjivanja kandidata, te sprovesti kvalifikovanije provjerene ispite (npr. korištenjem filmske kamere), a zatim objektivnije procijeniti podobnost kandidata (pomoću video kaseta).
Komunikacija sa klijentima. Jedno od najvažnijih područja primjene Interneta je organizacija komunikacije sa klijentima. Visok nivo ponuđenih proizvoda, u kombinaciji sa pristupačnim i praktičnim sredstvima komunikacije između kupaca i kompanije, svakako je koristan za obe strane. Dok većina velikih kompanija može priuštiti postavljanje stalnog marketinškog servera, mala i srednja poduzeća mogu koristiti e-poštu u kombinaciji sa listserveom ili diskusionim grupama.
Drugi segment koji se smatra ciljanim je tržište zaposlenih u finansijskim institucijama. Banke u Rusiji su u to vreme bile „na snazi“ i imale novca (ne kao tri godine kasnije). Za mnoge kategorije bankarskih profesija mobilni telefon nije luksuz, već neophodno sredstvo komunikacije (za pregovore, kupovinu hartija od vrednosti, valute, dobijanje kredita na međubankarskom tržištu itd.). Mobilnost i efikasnost su sve za njih. Isti parametri proizvoda, kao što su roming, kompatibilnost sa faksom ili e-poštom, također su vrlo korisne stvari. Od njih možete dobiti dobar promet. Profitabilnost ovog segmenta procijenjena je čak i veća od prvog.
Telekonferencije su moćno i istovremeno jednostavno sredstvo komunikacije između korisnika interneta. Ako putem e-pošte možete kontaktirati jednog ili više vama poznatih primatelja, onda je putem telekonferencija moguće uspostaviti kontakte sa bilo kojim pretplatnicima koji dijele zajedničke interese ili provode zajedničke projekte. Rad ovde izgleda ovako:
Elektronska berza je platforma za trgovanje na kojoj možete pronaći željenog dobavljača ili kupca robe i usluga i dogovoriti posao sa njim. Elektronskoj centrali i njenim uslugama se može pristupiti sa skoro bilo kojeg mjesta u svijetu. Osim toga, štedi vrijeme i novac i eliminira brojne posrednike, pružajući različite vrste informacija (trenutne, analitičke, cijene itd.) u realnom vremenu. Brzina pristupa potrebnim informacijama, alati za traženje ponuda, ugrađena sredstva komunikacije sa ugovornim stranama ubrzavaju proceduru sklapanja transakcija i podižu rad na berzi na novi kvalitativni nivo. Pristup resursima elektronske centrale omogućen je putem interneta, e-pošte, telefona, faksa. Na primjer, ukrajinska poljoprivredna berza (http //
Obično distribucija proizvoda počinje primanjem narudžbi, koje mogu doći direktno od potrošača, kao i putem
Sredstva elektronske komunikacije koja se koriste u poslovnoj komunikaciji uključuju:
faksimil;
Telefon i mobilni telefon;
E-mail;
Video konferencije, interfon, webinari, telekonferencije;
Internet.
Razmotrimo glavna sredstva elektronske poslovne komunikacije.
Danas je najjednostavniji vid elektronske komunikacije faks komunikacija. Faksimil je slanje i primanje tačnih kopija dokumenata putem javne ili privatne telefonske mreže. Tekst i grafika se čitaju direktno sa originala pomoću skenera, nakon čega se ove informacije mogu prenijeti doslovno bilo gdje u svijetu. Faksovi se primaju i šalju faks mašine. Faks ili telefaks (faks)– kopiju dokumenta (pisanog, grafičkog, vizuelnog) primljenog na papiru, prenešenog putem faks komunikacionih kanala (pomoću faks opreme). Faks se ne može smatrati posebnom vrstom dokumenta, jer se faksom može prenijeti bilo koji dokument na papiru – nalog, instrukcija, ugovor itd. Najčešće se faks koristi za prenošenje službenih informativnih poruka. Prednosti ovog komunikacionog kanala su značajno smanjenje vremena za prenos informacija i veća pouzdanost isporuke. Faks se koristi za prijenos operativnih informacija. Faksogram, ako se poštuju utvrđene procedure, ima pravnu snagu, to je njegova glavna razlika od fotokopije za koju je potrebna posebna ovjera. Međutim, poželjno je da važne dokumente (na primjer, ugovor) pošaljete preporučenom poštom ili kurirskom poštom.
Najpoznatija vrsta elektronske komunikacije je elektronska pošta (e-mail). Elektronska pošta (e-mail) – Ovo je sistem koji koristi lični računar za slanje i primanje informacija. Ova vrsta elektronske poslovne komunikacije koristi se za prenošenje poruka kako unutar jedne institucije tako i između različitih organizacija. Po sastavu svojih elemenata i principu rada, elektronska pošta praktično preslikava sistem obične (papirne) pošte, pozajmljujući kako pojmove (pošta, pismo, koverta, prilog, kutija, dostava itd.) tako i karakteristične osobine - lakoću. upotrebe, kašnjenja u prijenosu poruka, dovoljnu pouzdanost i istovremeno ne postoji garancija isporuke. Email– dokument koji se prenosi elektronskom poštom putem komunikacionog sistema između računara, primljen u obliku videograma na ekranu monitora ili u obliku papirne kopije štampane na štampaču. E-pošta je čvrsto zauzela svoje mjesto u poslovnoj korespondenciji zbog svojih prednosti - 24 sata dostupnosti, efikasnosti i jednostavnosti korištenja. U poređenju sa drugim vrstama elektronske poslovne komunikacije, e-pošta vam omogućava da: · trenutno šaljete i primate poruke; odgovarati na pisma dopisnika (koristeći njihove adrese u pismima · poslati kopije pisma nekoliko primalaca odjednom); šalju ne samo tekstualne i grafičke informacije, već i programe.
Međutim, e-pošta u poslovnoj komunikaciji ima niz nedostataka.
1. Poruka primljena e-poštom izgleda manje formalno od dokumenta predstavljenog na papiru.
2. Slanje dokumenata putem elektronske pošte predstavlja problem provjere autentičnosti potpisa (autorizacija dokumenta), odnosno korištenje posebnog programa za elektronski digitalni potpis i zaključivanje posebnog ugovora o autorizaciji sa svakim korespondentom.
Formatiranje e-pošte
Pravila elektronske korespondencije nisu utvrđena nikakvim standardima ili propisima, već su određena, s jedne strane, opštim pravilima za izradu poslovnih dokumenata na papiru, as druge strane, pravilima mrežne komunikacije ( netiquette ili netiketa), koji su razvili korisnici interneta. U velikim kompanijama postoji jedinstveni korporativni standard za dizajn mejlova, koji uključuje strukturu samog pisma, pravila za kontaktiranje klijenta, detalje o potpisu (puno ime, radno mesto, brojevi telefona na poslu, e-mail adresa i link ka kompaniji). web stranica). Osim toga, ovaj standard može zabraniti korištenje emotikona koji nisu povezani s poslovnom sferom. Kompozicijske karakteristike elektronskih poslovnih pisama u potpunosti su u skladu sa opšteprihvaćenim standardima poslovne korespondencije. I u tradicionalnim i u e-mail pismima, postoje tri kompoziciona elementa: uvodni, tijelo i završni dio.
Predmet pisma– bitan atribut elektronske korespondencije. Ovo je kratka prezentacija glavnog sadržaja pisma, koja će naknadno pomoći primaocu da brzo pronađe potrebne informacije u svojoj pošti. Navođenjem naslova u pismu autor pokazuje poštovanje prema adresatu. Ako se pismo pošalje strancu, onda je tema ono što stvara prvi utisak o njegovom piscu. Njegov tekst bi trebao odražavati glavno značenje slova, ali u isto vrijeme ne bi trebao biti previše uopšten. Na primjer, ne biste trebali započeti važno poslovno pismo temom Dobar dan. Određivanje teme je najlakši način za održavanje niti razgovora, tako da promjena predmeta komunikacije bez odgovarajuće promjene u polju „Subject“ može zakomplikovati proces komunikacije.
Žalba. U elektronskoj komunikaciji često postoji mješavina znakova poslovnih i prijateljskih pisama. Pozdrav like Dobar dan, Zdravo, može koegzistirati sa pozivima Dragi, Skupo. Štaviše, kada se dopisujete putem e-pošte, žalba se ponekad izostavlja, preći direktno na stvar. Ali da bi e-poruka bila formalnija, preporučuje se korištenje sljedeće formule za adresu: “Dragi + ime, patronim”.
Elektronski potpis. Posjedovanje elektronskog potpisa u porukama je pravilo dobre forme za poslovnu korespondenciju. Uvijek koristite potpis - to će pomoći vašem ispitaniku da vas jedinstveno identificira. I svakako navedite nekoliko mogućih načina da vas kontaktiramo. Obično su to brojevi telefona, email, faks, ICQ.
U potpisu poslovnog pisma izbjegavajte sve što se može dvosmisleno shvatiti: aforizme, citate, smiješne izraze, sve teme vezane za vjeru, nacionalnost, politiku itd.
Osnovna pravila za izradu elektronskog potpisa:
1) elektronski potpis ne treba da bude duži od 5-6 redova;
2) broj znakova po redu ne smije biti veći od 70.
Sadržaj
Uvod 3
Uloga i funkcije e-pošte 4
Stil komunikacije 5
Formatiranje e-pošte 6
Karakteristike “Setiketa” prilikom slanja i primanja e-pošte 11
Zaključak 13
Reference 15
Uvod
Danas je prilično teško pronaći kompaniju koja nije koristila dostignuća naučnog i tehničkog napretka u svojoj praksi međuljudskih komunikacija: e-mail, ICQ, faks, mobilne komunikacije. A ako bolje razumijemo pravila poslovne korespondencije i telefonskih razgovora, onda malo ljudi ima ideju kako se ponašati na internetu. Ali i ovdje postoje određena pravila bontona koja su regulirana “Setiquettom”. Glavno pravilo „Setiketa“ je isto kao i u bilo kojem drugom bontonu: ponašajte se tako da ste lako razumljivi, ne stvarajte probleme drugima i ne ometajte normalan dijalog, čak i ako se vodi putem e- mail. Uvijek se ponašajte tako da ne uvrijedite osobu s kojom se dopisujete na mreži.
U svom članku “50 praktičnih pravila etiketa poslovne mreže” Chuck Martin, predsjednik američke konsultantske kompanije The Digital Estate Group, piše: “Netiket (mrežni bonton) označava skup pravila ponašanja i ponašanja usvojenih prilikom korištenja kompjuterskih mreža. Poštivanje ovih pravila je posebno važno jer je u elektronskom okruženju nemoguće razdvojiti poziciju poslovanja i klijenta. "Pravila poslovne mreže" nastala su kao vodič za uspostavljanje i održavanje zdravih i sretnih odnosa između preduzeća i njegovih kupaca."
U ovom odeljku neću razmatrati pravila ponašanja na forumima, blogovima i četovima, već ću samo govoriti o ulozi i funkcijama e-pošte, kao io tome kako voditi poslovnu korespondenciju putem e-pošte kako bi ostvarili komunikaciju sa partnerima, kolegama i prijateljima praktičniji i efikasniji.
Uloga i funkcije e-pošte
E-pošta je jedna od najčešće korištenih vrsta usluga kako u korporativnim mrežama tako i na Internetu. To nije samo način za isporuku poruka, već i bitno sredstvo komunikacije, distribucije informacija i upravljanja različitim procesima u poslovanju. Uloga e-pošte postaje jasna kada uzmemo u obzir funkcije koje e-pošta obavlja:
osigurava internu i eksternu razmjenu informacija;
je komponenta sistema upravljanja dokumentima;
formira transportni protokol za korporativne aplikacije;
je sredstvo za stvaranje infrastrukture e-trgovine.
Zahvaljujući ovim funkcijama, e-pošta rješava jedan od najvažnijih zadataka u ovom trenutku - stvaranje jedinstvenog informacijskog prostora. Prije svega, radi se o stvaranju zajedničke komunikacijske infrastrukture koja pojednostavljuje razmjenu informacija između pojedinaca, odjela iste kompanije i raznih organizacija.
Upotreba e-pošte za razmjenu informacija između ljudi unutar i izvan organizacije ima potencijal da revolucionira tehnologiju i način na koji se stvari rade. Prelazak na elektronsku razmjenu dokumenata otvara nove mogućnosti za povećanje efikasnosti rada i uštedu novca i vremena.
Stil komunikacije
Kada se dopisujete putem e-pošte, možete preskočiti pozdrave i pozdrave i prijeći direktno na stvar. Ali, ako želite da vaš e-mail bude formalniji, autor preporučuje korištenje sljedeće formule za adresu: „Dobar dan, draga (draga) + ime, srednje ime, adresa. I tek nakon toga treba da pređete na svrhu vaše žalbe.
Unatoč svoj neformalnosti komunikacije, potrebno je zapamtiti i pridržavati se jednog od najvažnijih pravila prilikom sastavljanja mejlova - pridržavanja principa pismenosti i logike. Samo zato što je e-pošta brza metoda komunikacije ne znači da mora biti aljkava. Obavezno započnite rečenicu velikim slovom i koristite tačke. Imena i naslovi moraju početi velikim slovima. Tekst napisan samo malim slovima, bez tačaka ili drugih znakova interpunkcije, teško je čitati. Tekst, koji je napisan samo velikim slovima, općenito se pri čitanju doživljava kao NEPREKIDNI VRIK.
Trebali biste koristiti razmake (prazne linije) ili elipse da odvojite jednu ideju od druge, jer oni imaju tendenciju da se ponašaju kao paragraf u e-poruci.
Formatiranje e-pošte
Mnoge kompanije imaju jedinstven korporativni standard za formatiranje e-pošte, koji uključuje strukturu samog pisma, pravila za kontaktiranje klijenta, detalje o potpisu (puno ime, radno mjesto, telefonski brojevi na poslu, e-mail adresa i link do web stranice kompanije). Osim toga, ovaj standard može zabraniti korištenje emotikona koji nisu povezani s poslovnom sferom.
Generalno, struktura poslovne e-pošte može se predstaviti na sljedeći način:
1. “Šešir” u korporativnom stilu.
2. Pozdrav
3. Sadržaj, svrha žalbe
4. Zbogom
5. Lični potpis koji označava kontakte.
6. Link do web stranice kompanije.
7. Logo po potrebi...
Zaključak
Istražujući temu koju sam izabrao, došao sam do zaključka da je e-pošta efikasno sredstvo poslovne komunikacije. Ova vrsta komunikacije, posebno unutar kompanija, postaje centralna u modernom radnom okruženju, postepeno zamjenjujući papirne medije. Milioni ljudi širom svijeta već imaju email adrese, a poslovna osoba u prosjeku primi do 30-40 poruka dnevno! E-pošta se na mnogo načina čini prikladnijom od obične, “papirne” pošte. Prvo, ne morate ustati od računara i otići u poštansko sanduče da biste primili ili poslali pismo. Drugo, u većini slučajeva poruka se dostavlja e-poštom mnogo brže nego običnom poštom; košta manje; Da biste poslali pismo većem broju primalaca, ne morate da ga štampate u velikom broju primeraka, potrebno je samo da unesete tekst u računar; ako treba da ponovo pročitate, ispravite pismo koje ste primili ili sastavili, ili upotrebite izvode iz njega, to je lakše učiniti, jer je tekst već na računaru; prikladnije je pohraniti veliki broj slova u datoteku na disku nego u ladicu stola; Lakše je pretraživati u datoteci i, konačno, samo štedi papir.
Ali čak i sa toliko prednosti, e-mailovi i dalje imaju, po mom mišljenju, dva velika nedostatka.
Prvi je uništavanje tradicionalnog engleskog jezika. U doba informacionih tehnologija i telekomunikacija, savremena američka djeca doživljavaju nove poteškoće tokom studiranja - to nije samo loš akademski uspjeh, već „zaboravljanje“ maternjeg jezika u obliku u kojem je postojao vekovima. Pored činjenice da američki tinejdžeri praktički ne mogu precizno pisati rukom, budući da su od djetinjstva navikli koristiti tastaturu za pisanje teksta, njihov se vokabular postepeno suzio na SMS rječnik.
Učenici su toliko navikli na skraćenice da, ako moraju brzo pisati, ili izostavljaju neke slogove u riječima, ili nehotice koriste kratke forme u radovima koje predaju nastavniku na provjeru. Istovremeno, vrsta riječi doživljava značajne promjene. Na primjer, umjesto "ravno" dobijate "srt8", umjesto "vi" dobijate "u". Na nekim TV kanalima koji emituju programe s oznakom SMS poruka, često možete vidjeti tako čudne oblike kao što su „ne“ (znam), „dun“ (nemoj), „enuf“ (dovoljno) i „4“ (za).
Ova činjenica ukazuje da je upotreba iskrivljene i skraćene verzije engleskog jezika, zapravo, prihvatljiva u društvu. Iako mnogi naučnici i lingvisti smatraju da bi emitovanje ovakvih poruka na nacionalnoj televiziji trebalo zabraniti, jer su popularni mediji dužni da promovišu književni jezik. Međutim, sviđalo se to profesionalnim lingvistima ili ne, SMS rječnik je čvrsto ukorijenjen među populacijom koja govori engleski jezik. riječi, jezik kojem norma prolazi mijenja se i postaje prihvatljiv.
Drugi nedostatak mejlova je nedostatak topline i iskrenosti, u poređenju sa tradicionalnim pismima. Uostalom, nekada prijatan i uzbudljiv proces trčanja olovkom po komadu papira, kada pokušavate da izlijete sve pozitivne emocije koje vas obuzimaju, zamijenjen je bezdušnim kuckanjem po tastaturi kompjutera.
Spisak korišćene literature: 1. „Međunarodni bonton. Osobenosti poslovnog bontona u različitim zemljama" Izdavačka kuća "Feniks" 2008.
2. Časopis „Psihologija i biznis” 1992-2016.
3. Balakin K. “Poslovni protokol” 2010.
4. Brandes M.P. Stilistika teksta. Teorijski kurs. M., 2004
5. Randolph Kahn “Pravila za korištenje e-pošte” 2007
