Tamara Vorotyntseva – direktor razvoja kompanije za obuku „BUSINESS PARTNER“ (Moskva). Praktični poslovni trener, autor knjige „Izgradnja sistema obuke kadrova“ i publikacija u poslovnim publikacijama u Rusiji, Kazahstanu i Ukrajini. Kreator internetskog biltena: „E-mail korespondencija u poslovanju“ na serveru subscribe.ru! Knjiga je praktičan vodič za poslovne ljude koji se aktivno dopisuju sa klijentima i partnerima. Predstavlja alate koji će pomoći da elektronska komunikacija bude efikasna, optimalna po vremenu i rezultatima, te maksimalno usklađena sa normama i pravilima prihvaćenim u savremenoj poslovnoj zajednici. Autor daje praktični saveti, ilustruje svoja zapažanja stvarnim slučajevima i daje obrazložene zaključke. Tekst knjige obiluje prepoznatljivim primjerima prave poslovne korespondencije. Autor iznosi svoja zapažanja, tehnike i „trikove“ koji mogu značajno uticati na efikasnost i efektivnost poslovanja email. Ako jesi poslovni čovjek i važno je da pišete brzo, sažeto, kompetentno, u skladu sa pravilima dobrog poslovnog ponašanja - ova knjiga će postati vaš pouzdan pomoćnik.

knjiga:

Kada radite sa poljima Za, Cc i Bcc, imajte na umu da je ovo važan dio e-pošte koji utiče na dalje radnje učesnika u prepisci.

“Kome” (“Ono”). Ovo polje sadrži adresu primaoca kome je pismo i informacije sadržane u njemu direktno upućene. Autor pisma čeka odgovor od glavnog primaoca. Ako su u ovo polje postavljena dva primaoca, onda autor pisma čeka odgovor od svakog ili nekih od njih (imajte to na umu ako se vaše ime nalazi na listi primalaca). Istovremeno (ako ste pošiljalac), imajte na umu da nije preporučljivo uključiti više od jednog primaoca u polje „Za“ („Za“). Pismo poslano nekoliko primalaca možda neće dobiti jedan odgovor, jer će svaki misliti da će drugi odgovoriti.

Ako je pismo naslovljeno na vas, ali sadrži kopije drugih primalaca, obavezno koristite dugme „Odgovori SVIMA“ kada odgovarate! To će vam omogućiti da zadržite krug primalaca koji je odredio inicijator korespondencije.

“Kopiraj” (“Cs”). IN U ovo polje unesite adrese primalaca koji bi, po vašem mišljenju, trebali biti upoznati sa prepiskom po ovom pitanju. Ovi primaoci primaju informacije samo “za vašu informaciju”. Primalac CC obično ne mora odgovoriti na pismo, ali to može učiniti ako je potrebno.

NAPOMENA. OVO JE VAŽNO!

Ako se vaše ime nalazi u polju "Cc" ("CC"), onda kada ulazite u prepisku, zapamtite da postoje situacije kada je izuzetno važno biti ljubazan. Koristite fraze: „Dozvolite mi da se pridružim diskusiji“ ili „Dozvolite mi da se pridružim vašem dijalogu“ ili „Dozvolite mi da izrazim svoje mišljenje“.

"Slijepa kopija" ("Bcc"). Ovo polje je zabranjeno za upotrebu u nekim kompanijama, jer je alat koji je u suprotnosti sa etičkim standardima komunikacije. Svrha ovog polja je da pozove primaoca da postane “tajni svjedok”.

Ako je vaša poslovna praksa da koristite ovu oblast u svom radu, razmotrite sljedeće. BCC primalac ostaje nevidljiv primarnom primaocu i primaocima BCC-a. Ponekad je korisno da pošiljalac i „tajni primalac“ imaju preliminarni dogovor (ili naknadnu svest) o razlozima i svrsi ove metode informisanja.

NAPOMENA. OVO JE VAŽNO!

„Skriveni“ primalac apsolutno ne bi trebao ulaziti u prepisku iz ovog polja.

Kako poslati dokument e-poštom za lutke, tri jednostavna načina.

Želite li znati kako stalno zaraditi novac na internetu od 500 rubalja dnevno?
Preuzmite moju besplatnu knjigu
=>>

Sa razvojem World Wide Weba, pojavilo se više načina za komunikaciju između ljudi na daljinu. Sada možete ne samo nazvati nekoga bez napuštanja kuće, već i poslati e-mail.

Istovremeno, putem e-pošte možete slati pisma sa prilozima u raznim oblicima tekstualni dokumenti, prezentacije, fotografije, video zapisi i još mnogo toga. Naravno, cijeli proces slanja e-pošte s prilogom je prilično jednostavan.

Međutim, početnicima je ponekad teško nositi se s ovim zadatkom bez vanjske pomoći. Ovaj materijal će detaljnije razmotriti slanje e-pošte s prilozima.

Kako poslati dokument e-poštom

Unatoč brojnim različitim servisima koji pružaju mogućnost elektroničkog slanja pisama putem interneta (Yandex.Mail, Gmail, Mail.ru, Yahoo, Rambler i drugi), svi oni rade po istom algoritmu.

Samo prilaganje datoteke na takvim uslugama može se neznatno razlikovati. Ali općenito, da biste poslali e-poruku s prilogom, možete slijediti sljedeću proceduru:

• Prvo, potrebno je da se prijavite na svoj nalog na servisu i kliknete na „Piši“ ili neko drugo dugme koje pruža poštanska usluga za pisanje pisma elektronskim putem.
• Zatim označite u redu „Za“. email adresa pošta primaoca.
• Ako je potrebno, možete navesti temu svog pisma u polju „Subject“.
• Zatim, osim običnog teksta, ako trebate poslati dokument ili neku drugu datoteku sa svog računara, potrebno je da na servisu koji koristite pronađete alat koji je za to odgovoran i kliknete na njega. Na primjer, ako za ove svrhe koristite Yandex.Mail, Gmail ili Yahoo, tada morate kliknuti na ikonu u obliku spajalice, a na Mail.ru i Rambler postoji dugme "Priloži datoteku".
• Nakon što pronađete dokument koji želite da pošaljete, kliknite na njega mišem da biste ga odabrali i kliknite na dugme „Otvori“.
• Nakon postavljanja fajlova na mail servis, provjerite da li je pismo ispravno formatirano (kome ga šaljete i čemu tačno). Ako ima više dokumenata nego što je potrebno ili ste odabrali pogrešnu stvar, onda pored nje, po pravilu, sa desnu stranu pojavljuje se ikona kante za smeće, klikom na koju se briše nepotreban fajl. Da biste dodali dokument, ponovo kliknite ili na spajalicu ili na „Priloži datoteku“.
• Za slanje e-pošte primaocu kliknite na dugme „Pošalji“.

Također je vrijedno napomenuti da prilikom korištenja mobilna verzija poštanski sandučići, algoritam akcija je sličan proširenom. Odnosno, ako ste na putu, a potreban dokument je na vašem telefonu ili tabletu, onda ako jeste mobilna aplikacija, može se poslati i e-mailom.

U tom slučaju takođe popunite sva obavezna polja, a zatim kliknite na spajalicu ili „Priloži datoteku“ i tako dodajte dokument i pošaljite. Kao što vidite, sve je prilično jednostavno i zgodno.

Pošalji link

Ako je vaš dokument pohranjen na usluge u oblaku, kao što su Google Drive, Yandex Drive i drugi, ili ste kreirali dokument u Google Docu, tada možete poslati vezu do dokumenta.

Da biste to učinili, otvorite dokument, kliknite na postavke pristupa i kopirajte link koji možete poslati u e-poruci. Ako su to dokumenti pohranjeni na disku, onda ih možete preuzeti na svoj računar ako je ovo dokument u Google dokumentima, onda ga možete zajedno uređivati, unositi izmjene, komentare i tako dalje.

Riječ

Ako koristite program Word za kreiranje i uređivanje dokumenata, možete jednom postaviti funkciju slanja e-pošte, a zatim je koristiti.

Upute:

Imajte na umu gornji panel, odnosno na kartici - mailings. Tamo bi se trebala pojaviti nova ikona s imenom koje ste joj dali.

Sada, nakon kreiranja ili uređivanja dokumenta, kliknite na ovu ikonu. Potrebno je samo navesti adresu e-pošte primaoca, a dokument će biti poslan na navedenu adresu.

Kako poslati dokument e-poštom, sažetak

Pokazao sam vam tri načina da pošaljete dokument e-poštom, odaberite onaj koji vam najviše odgovara. Kada pošaljete pismo, shvatićete da u ovom procesu nema ništa komplikovano.

Glavna stvar koju treba shvatiti je da ne šaljete papirni dokument, on ostaje kod vas. ti ga pošalješ elektronska kopija, a primalac će ga sam odštampati ako je potrebno.

Ali da biste poslali papirni original bilo kog dokumenta, koristite našu redovnu, uobičajenu poštu i pošaljite dokument preporučenom poštom.

Korisni članci:

P.S. Prilažem snimku ekrana svoje zarade u partnerskim programima. I podsjećam vas da na ovaj način može zaraditi svako, čak i početnik! Najvažnije je to učiniti ispravno, što znači učiti od onih koji već zarađuju, odnosno od profesionalaca internet poslovanja.

Dobijte listu dokazanih Affiliate programa u 2018. koji plaćaju novac!


Besplatno preuzmite kontrolnu listu i vrijedne bonuse
=>> “Najbolji partnerski programi u 2018.”

U programu Microsoft Outlook možete odrediti da se za sve poruke koje šaljete automatski Bcc (Bcc) šalje drugim listama distribucije ili korisnicima.

Jedan scenario u kojem je ovo pravilo korisno je kada svi članovi grupe odgovaraju na dolazne poruke e-pošte, kao što je Centar tehnička podrška. Kada jedan član grupe odgovori na poruku, drugi članovi grupe automatski primaju kopiju odgovora, održavajući sve odlazne poruke ažurnim.

klijentska pravila

Kreirajte pravilo

Sada, svaki put kada pošaljete poruku, bilo da je to nova poruka, proslijedite poruku ili odgovorite, osobe ili grupe koje su navedene u pravilu će se automatski dodati kao primaoci kopije. Imena ljudi ili grupa se ne pojavljuju u retku Cc pisane poruke, ali će se ta imena pojaviti svim primaocima poruke.

Onemogućite pravilo

U prikazu Mail, na kartici Dom kliknite na dugme pravila > Upravljajte pravilima i upozorenjima.

Na kartici u odjeljku Pravilo

Kliknite na dugme OK.

Pravila i upozorenja.

savjet: Više informacija Za informacije o tome kako brzo onemogućiti ovo pravilo za pojedinačne poruke, pogledajte sljedeći odjeljak ("").

Koristite kategoriju da onemogućite automatski CC za pojedinačne poruke

Ako želite fleksibilnost da isključite automatska nova pravila kopiranja na osnovu jedne poruke bez potrebe za navigacijom kroz dijaloški okvir pravila i upozorenja, možete koristiti funkciju kategorija u Outlooku, zajedno s pravilom.

savjet:

Prvo, trebate kreirati pravilo za automatsko slanje slijepe kopije (CC) za sve poruke e-pošte koje šaljete.

Ovo specifično pravilo se zove klijentska pravila. Klijentska pravila se pokreću samo na računaru na kojem su kreirana i pokreću se samo ako je Outlook pokrenut. Ako biste poslali e-poštu koristeći račun e-pošte na drugom računaru, pravilo se neće izvršiti sa tog računara tako da je kreirano na ovom računaru. Ovo isto pravilo mora biti kreirano na svakom računaru koji ga planira koristiti.

Kreirajte pravilo

Sada svaki put kada pošaljete poruku, bilo da se radi o novoj poruci, prosljeđivanju poruke ili odgovoru, osobe ili liste distribucije navedene u pravilu će se automatski dodati kao primaoci kopije. Imena ljudi ili liste distribucije se ne pojavljuju u Cc redu pisane poruke, ali će se ta imena pojaviti svakome ko primi poruku.

Onemogućite pravilo

Da spriječite automatsko slanje kopije, prvo morate onemogućiti pravilo.

U Pošta u meniju Servis kliknite na dugme Pravila i upozorenja.

Na kartici Pravila e-pošte u sekciji Pravilo poništite okvir koji odgovara pravilu koje ste kreirali.

Kliknite na dugme OK.

Sada možete poslati poruku bez automatskog slanja kopije drugim osobama ili mailing listama. Pravilo će biti neaktivno sve dok se ponovo ne omogući u dijaloškom okviru Pravila i upozorenja.

savjet:

Koristite kategoriju da onemogućite automatski CC za pojedinačne poruke

Ako želite da onemogućite novo pravilo automatskog slanja CC za pojedinačne poruke bez pozivanja dijaloškog okvira Pravila i upozorenja, možete postaviti pravilo na kategoriju koja je dostupna u Office Outlook 2007.

Izmijenite pravilo koje ste ranije kreirali tako da kada dodate navedenu kategoriju u poruku, pravilo ne šalje automatski kopiju.

Kad god želite da onemogućite pravilo automatskog kopiranja za poruku, primijenite kategoriju na nju.

savjet: Možete koristiti prečicu na tastaturi ako ste je naveli prilikom kreiranja kategorije.

Kada pošaljete poruku, pravilo automatskog kopiranja se neće primjenjivati.

Mail.ru sigurnosna kopija preko mreže se vrši pomoću dodatka "E-mail" koristeći IMAP protokol. Handy Backup pruža direktnu sigurnosnu kopiju Mail bez korištenja lokalnih klijenata i posrednih lokacija.

Principi pravljenja sigurnosne kopije Mail.ru koristeći Handy Backup

Dodatak "E-mail" omogućava pristup putem IMAP protokola bilo kom udaljenom serveru pošte koji podržava ovaj protokol, uključujući poštanske usluge mail.ru (rezervna kopija Mail.ru). Backup Mail ru mail se kreira automatski pomoću ovog dodatka.

Kako napraviti sigurnosnu kopiju Mail.ru pošte pomoću dodatka za e-poštu?

Da biste napravili sigurnosnu kopiju Mail.ru pošte kao automatizirani zadatak Handy Backup-a, koristite sljedeća uputstva:

1. Otvorite Handy Backup. Pozovite novi zadatak pomoću tastera Ctrl+N ili dugmeta.
2. Odaberite zadatke u čarobnjaku za kreiranje backup podaci u koraku 1.
3. Idite na korak 2 i odaberite dodatak sa liste izvora podataka Email.

1. Dvaput kliknite na dodatak ili kliknite na dugme za dodavanje - otvoriće se prozor dodatka.
2. U dijaloškom okviru koji se otvori unesite podatke o svom računu za sigurnosnu kopiju Mail.ru
>

Napomena: kompletan set standardne postavke za sigurnosnu kopiju pošte Mail.ru - server imap.mail.ru, port 993, tip veze SSL/TLS, autorizacija „Plain“.

1. Kliknite OK - program će uspostaviti vezu. Vratite se na prozor dodatka.
2. Označite podatke za kopiranje pošte.

Napomena. Možete napraviti rezervnu kopiju pošte do jedne poruke.

1. Nakon što ste provjerili sve potrebne informacije, ponovo kliknite OK i vratite se na korak 2.
2. Nastavite kreirati svoj zadatak. Više detalja o koracima zadatka možete pronaći u Uputstvu za korisnike.

Preuzmi

Kupi!

Verzija 8.1.1 od 16. decembra 2019. 106 MB
Backup program Handy Backup. 1200 RUB za licencu

Standardno rješenje sadrži cijeli niz funkcija za sigurnosno kopiranje mail.ru i pohranjivanje kopija e-mail poruka na popularne medije za pohranu.

Prednosti Mail.ru sigurnosne kopije pošte uz Handy Backup

Širok raspon opcija za pohranu podataka

U koraku 3 možete odabrati gdje ćete spremiti rezervnu kopiju Mail.ru pošte. Birajte između širokog spektra opcija za pohranu, uključujući lokalne i uklonjive diskove, FTP serveri, mrežni diskovi i NAS uređaji, Yandex.Disk oblaci, Google Drive, Dropbox, OneDrive, posebna pohrana HBDrive, itd.

Zaštita i kompresija podataka

Šifrirajte svoje poruke 128-bitnim ključem koristeći modificirani BlowFish algoritam. Komprimirajte podatke u jednu datoteku ili pojedinačno u ZIP arhivu. Ili ostavite podatke nepromijenjene za pregled i izmjenu sigurnosnih kopija pošte bez vraćanja.

Različite opcije sigurnosne kopije pošte

Birajte između inkrementalnih, diferencijalnih ili mješovitih rezervnih kopija pošte kako biste uštedjeli vrijeme i mrežni promet. Sačuvajte nekoliko verzija rezervne kopije mail.ru, sa vremenskim oznakama ako je potrebno. Riješite se zastarjelih rezervnih kopija.

Pozivanje drugih programa prije ili poslije zadatka

Iskoristite priliku da pokrenete druge zadatke, npr. mail klijent sa POP3 protokolom ili sakupljačem smeća, prije ili nakon završetka zadatka sigurnosne kopije Mail.ru pošte. Automatizirajte kopiranje pošte kao dio vašeg toka posla!

Automatsko pokretanje i ponavljanje zadataka

Pokrenite sigurnosnu kopiju Mail-a u određeno vrijeme i ponavljajte je u određenim intervalima od mjeseci do uključujući minute. Povežite pokretanje zadatka sa sistemskim događajem ili vezom USB disk. Koristite automatsko pokretanje za propuštene zadatke.

Druge opcije kontrole

Pokrenite Handy Backup kao Windows usluga ili kao program u komandna linija kako ne bi ometali korisnika. Šaljite obavještenja e-poštom o obavljenom poslu. Koristite izvještaje i dnevnike za praćenje rada. Ručno pokrenite zadatke s glavne ploče.

Mail.ru sigurnosna kopija pošte s Handy Backupom je potpuno automatizirana, vrlo učinkovita metoda čuvanja vaših poruka. Isprobajte sada preuzimanjem besplatne probne verzije od 30 dana!

“To je kao iz bajke o dječaku koji je neprestano plakao vuk.” Ako zloupotrebite oznaku "hitno", ljudi će prestati odgovarati na vaše e-poruke. I zaista važno pismo zbog toga može proći nezapaženo.

Familiarity

Da, ton vašeg pisma može odražavati vaš odnos sa primaocem. Međutim, možete se smatrati neprofesionalnim ako sebi dozvolite da budete previše neformalni u svojoj prepisci. Ne preterujte uzvičnici, emotikoni, tekst u boji, neobični fontovi i pretjerana kratkoća poruka.

Budite posebno oprezni ako radite s ljudima različite dobi, sa jezičkim barijerama ili s onima koji preferiraju tradicionalniji oblik komunikacije.

Previše suv ton

U isto vrijeme, biti robot također se ne isplati. U redu je ako u svojim pismima pokažete svoj karakter ili entuzijazam - u razumnim granicama.

Odgovori svima

Radni e-mail ne postoji za zabavu, već za komunikaciju. Dakle, ako odgovarate na e-poruku poslanu grupi ljudi, razmislite dvaput prije nego što kliknete na "odgovori svima". Da biste to učinili, vaš odgovor mora svima biti izuzetno važan.

Slanje kopija bez dozvole

Dijeljenje informacija drugih ljudi s drugima je, u najmanju ruku, nedopustivo. Nije bitno da li klijentu šaljete kopiju pisma svog šefa koji mu je na bilo koji način odgovorio ili uključujete jednog zaposlenog u ličnu prepisku sa drugim. Malo ljudi bi se moglo svidjeti ako pošaljete kopiju pisma bez njihovog pristanka.

Pošalji BCC

Slanje BCC-a rađa nepovjerenje. Ako želite nekome da pošaljete pismo, a ta osoba teoretski ne bi trebalo da učestvuje u radnoj prepisci, kopirajte tekst i pošaljite ga kao posebno pismo.

Neodređena tema e-pošte

Predmeti poput "To sam ja", "Zdravo" ili "FYI" (FYI) jednostavno ne privlače pažnju. Osoba neće razumjeti šta je rečeno i neće htjeti odgovoriti na pismo. Pisma u vezi sa poslom treba da budu jasna i sažeta. Vjerovatnije je da će primalac otvoriti email ako razumije šta želite od njega.

Slanje previše ličnih e-poruka

Ponekad možete koristiti šale, dirljive priče i motivacijske citate kako biste nekoga razveselili. Ali ljudi se brzo zamore od ovoga, bez obzira na to kakve su vam namjere bile da ih pišete. Ako pošaljete previše ličnih e-poruka, oni će jednostavno biti postavljeni na automatsko brisanje.

Budi nepristojan

Ne treba slati pisma puna otrova, jer će se ljudi toga sjetiti kad im se ukaže prilika. Umjesto toga, napišite pismo i ostavite ga u "Nacrti" dva dana. Zatim se možete vratiti na njega i urediti ga, uklanjajući bodlje. Na taj način ćete brže postići ono što želite. Osim toga, prema vama će se postupati kao prema vrlo strpljivom i pažljivom profesionalcu.

Glupa email adresa

Ako šaljete e-poštu klijentu, zaposleniku ili potencijalnom poslodavcu, nemojte koristiti e-poštu sa "neprofesionalnim" naslovom. Ako u naslovu e-pošte postoji nešto što bi trebalo da bude duhovito ili sadrži seksualne ili vulgarne konotacije (nešto poput ), riskirate da se druga osoba osjeća negativno prema vama od samog početka. Napravite zaseban email za čisto profesionalne potrebe.

Greške

Činjenica da je e-mail poslan sa iPhone-a nije izgovor za slanje neurednih mejlova. Ako napravite više od jedne greške u svom pismu, to se može smatrati neprofesionalnim. Ako je ovo jako važno pismo, a žurite negdje, pokušajte ga barem provjeriti prije nego što ga pošaljete.

Slanje mejlova rano ujutro

Većina ljudi, kada primaju pisma, gledaju u vrijeme kada su poslana. Ako se pismo pošalje prerano, na vas se može negativno gledati. U najmanju ruku, smatrat ćete se radoholičarem bez ličnog života. Još je gore ako vas smatraju nametljivim. Ako vas inspiracija budi noću, napišite pismo, sačuvajte ga u "Nacrti" i pošaljite ga tokom radnog vremena.

Previše znakova interpunkcije

Ljudi se ponekad previše zanose i koriste mnogo uzvika. Rezultat se nekima može učiniti nezrelim ili previše emocionalnim. Nemojte to zloupotrebljavati!!!

Neprofesionalni fontovi

Font Purple Comic Sans ima svoj opseg. U poslu je bolje koristiti klasične fontove, boje i veličine. Vaša pisma bi trebala biti laka za čitanje.

Obično se koristi font veličine 10 ili 12 koji su laki za čitanje kao što su Arial, Calibri ili Times New Roman. Poželjna boja je crna.

Pismo predugačko

Većina ljudi provodi sekunde, a ne minute, čitajući e-poštu. Mnogi ljudi jednostavno prelete tekst očima, pa pišite svoja pisma na osnovu ovoga. Ljudima je teško čitati velike pasuse - razbijte tekst na manje blokove. Istaknute i označene liste su mnogo lakše za čitanje. Također možete istaknuti glavne točke podebljanim ili kurzivom, ali nemojte to činiti često.

Bluetooth