Инструкции

Отворете документ на Excel, съдържащ данните, които искате да обобщите маса. Щракнете с показалеца на мишката върху една от клетките на таблицата; задължително условие е в тази клетка да бъде записана някаква стойност. Най-удобното нещо е да зададете подходящо име на колоната, например „име“, „количество“ и т.н.

В лентата с менюта в горната част на прозореца намерете бутона „Данни“ (за Excel 2000, XP, 2003) или раздела „Вмъкване“ (за Excel 2007) и щракнете върху него. Ще се отвори списък, в който активирайте бутона “Pivot Table”. Ще се отвори „Съветникът за създаване на обобщена таблица“ и ще ви помогне да конфигурирате всички необходими параметри.

Изберете източника на данни за обобщената таблица и типа на документа. Прозорецът на съветника е разделен на две части. В горната половина посочете откъде искате да идва информацията, като например файл на Excel или отделна база данни. В долната част елементът „Обобщена таблица“ е отметнат по подразбиране, така че не е нужно да променяте нищо. Щракнете върху бутона „Напред“ и преминете към втория етап на съветника.

Използвайте мишката, за да изберете диапазона от данни, който да бъде обработен. По подразбиране е избрана цялата таблица от оригиналния лист на Excel, ще видите това на екрана като мигаща пунктирана рамка. Ако е необходимо, можете да изберете само част от данните. Щракнете върху бутона "Напред", когато приключите с избирането на информацията.

Щракнете върху бутона „Готово“ на екрана за настройка на финалната маса. Можете да изберете къде ще бъде разположена вашата обобщена таблица. По подразбиране е Нов лист и това е най-добрият вариант. Можете също да изберете елемента „Съществуващ лист“, но в този случай може да има затруднения с кръгови връзки и показване.

Настройте резюме маса. След като щракнете върху бутона Край, ще видите оформлението на таблицата и контролните полета. Всеки от тях е подписан, за да бъде по-удобно подреждането на данните и конфигурирането на крайния изход на информация.

Изберете желания източник на данни в прозореца отляво и го плъзнете до подходящото място в оформлението. Таблицата веднага ще бъде попълнена със стойности от посочените колони или редове. Всичко зависи от целта на създаването на обобщена таблица - това е много гъвкав инструмент. За да получите този или онзи отчет, трябва да изберете интересуващата ви информация от списъка в полето на обобщената таблица, да премахнете отметката от ненужните източници на данни и да маркирате необходимите.

Полезни съвети

Ако оригиналните таблици с данни са разположени на няколко листа, най-добре е да ги преместите в един и да направите непрекъснат диапазон от стойности за обработка.

Опитайте първо да работите с малко количество данни, след което ще можете бързо да разберете логиката на изграждане на обобщени таблици.

Excel е един от основните Windows програми. Много потребители знаят за съществуването му, но не знаят за възможностите, които съдържа. Един от тях може да се счита за маса. Тези, които научиха за това за първи път, може да попитат: "Как да създадете таблица в Excel?"

Инструкции

Отворете програмата и напишете името на таблицата в произволна клетка. Под него във всяка отделна клетка напишете имената на колоните. В този случай всяко име трябва да бъде под определена буква, която се намира над работното поле.

Във всяка колона попълнете необходимата информация. Изберете получената информация с левия бутон на мишката и щракнете с десния бутон върху някоя от клетките. Ако името на таблицата и обозначенията на колоните не се показват изцяло, щракнете с левия бутон върху границата на клетката и плъзнете дясната страна. По същия начин можете да съкратите дължината на клетката, само че трябва да плъзнете курсора в обратната посока.

Може би вече сте запознати с концепцията на Excel за осеви таблици, които се създават от списък. Но какво ще стане, ако искате да направите обратната операция? В този урок ще научите как да създадете списък от проста обобщена таблица с две променливи.

Листът, показан на фиг. 167.1 показва типа преобразуване, за което говоря. Диапазон A1:E4 съдържа оригиналната обобщена таблица: 48 точки от данни. Колони G:I показват частта от таблицата с 48 реда, получена от обобщената таблица. С други думи, всяка стойност в оригиналната обобщена таблица се преобразува в ред, който също съдържа съответното име на продукта и месец. Този тип списък е полезен, защото може да бъде сортиран и манипулиран по други начини.

Номерът за създаване на такъв списък е използването на обобщена таблица. Но преди да можете да приложите този метод, трябва да добавите командата Съветник за обобщена таблицакъм панела бърз достъп. Excel 2007, Excel 2010 и Excel 2013 все още се поддържат Съветници за обобщена таблица, но не е наличен на лента. За достъп до съветника изпълнете следните стъпки:

1. Щракнете с десния бутон върху лентата с инструменти за бърз достъп и изберете контекстно менюпараграф Персонализиране на лентата с инструменти за бърз достъп.
2. В раздела Лента с инструменти за бърз достъп на диалоговия прозорец Опции на Excelизберете Команди на лентатаот падащия списък вляво.
3. Превъртете списъка и изберете.
4. Щракнете върху бутона Добавете.
5. Кликнете 0Kза да затворите диалоговия прозорец Опции на Excel.

След като изпълните тези стъпки, вашата лента с инструменти за бърз достъп ще съдържа нова икона.

Сега е време да конвертирате обобщената таблица в списък. Имайте предвид, че въпреки че следващите стъпки са специфични за примерните данни, показани тук, можете лесно да промените стъпките, за да работите с вашите данни.

1. Активирайте произволна клетка в обобщената таблица.
2. Кликнете върху иконата Съветник за обобщена таблица и диаграма, който сте добавили към лентата с инструменти за бърз достъп.
3. В диалоговия прозорец Съветник за обобщена таблица и диаграмазадайте първия бутон за избор на консолидация с множество диапазони и щракнете върху бутона Следваща.
4. В стъпка 2а задайте превключвателя на Създайте полета на страницатаи натиснете бутона Следваща.
5. В стъпка 2b в полето Обхватпосочете обхвата на обобщената таблица (A1:E4 за примерния избор) и щракнете върху бутона Добавете; след това щракнете върху бутона Следващаза да отидете на стъпка 3.
6. В стъпка 3 изберете местоположение за обобщената таблица и щракнете Готови. Excel ще създаде обобщена таблица с данните и ще покаже областта Списък с полета на обобщена таблица.
7. В района Списък с полета на обобщена таблицапремахнете отметките от квадратчетата Линияи Колона.

Така че обобщената таблица остава само с полето с данни Сумапрез полето Значение. включено в моментамалка обобщена таблица показва само сумата от всички стойности (фиг. 167.2).

За да завършите, щракнете двукратно върху клетката, съдържаща общата стойност (2851 в този пример). Excel ще създаде нов лист, който ще съдържа оригиналните данни под формата на таблица (фиг. 167.3). Заглавията на колоните представляват общо описание (Линия, Колонаи Значение), така че вероятно ще искате да ги промените, за да бъдат по-описателни.

След известно време ще искате да конвертирате проектираната обобщена таблица в списък в Excel, сега можете да прочетете този урок, за да завършите конвертирането.

Препоръчителни инструменти за продуктивност за Excel/Office

Преобразуване на обобщена таблица в списък

За да конвертирате обобщена таблица в списък, трябва да се уверите, че обобщената таблица е конфигурирана според вашите нужди. Например, конвертирам обобщената таблица по-долу в списък.

1. Щракнете върху която и да е клетка в обобщената таблица и отидете на дизайнраздела и щракнете резюмета > Не показвай субтитри.

2. Щракнете Общи суми >Изкл За редове и колонипод дизайнТаб. Вижте екранна снимка:

3. Щракнете Оформление на отчета >Повторете етикетите на всички елементипод дизайнТаб. Вижте екранна снимка:

4. Щракнете Оформление на отчетаотново и натиснете Покажи в таблична форма Вижте екранна снимка:

Сега обобщената таблица е показана по-долу:

5. Щракнете Опциираздел (или Анализирайтераздел) и премахнете отметката Бутонии Заглавки на полета, което се отнася до Покажигрупа.

Сега осевата таблица, показана по-долу:

5. Сега ще ви покажа празни клеткикато нула. Щракнете върху която и да е клетка на обобщена таблица и щракнете с десния бутон, за да изберете Опции за обобщена таблица, след което в падащия диалогов прозорец под Оформление и форматраздел, премахнете отметката За празни клеткиИ щракнете добреблизо Опции за обобщена таблицадиалог. Вижте екранна снимка:

Ако искате да научите повече за това как да показвате празни клетки като нула, щракнете върху .

6. Изберете обобщената таблица и щракнете Ctrl+Cпо това време, за да го копирате, след това поставете курсора върху клетката, където искате да поставите обобщената таблица като списък, и щракнете с десния бутон, за да изберете Специална вложка >Стойност (V)Вижте екранна снимка:

внимание: В Excel 2007 трябва да щракнете Начало > паста > Поставете стойностиза вмъкване на обобщена таблица като списък.

Сега можете да видите списъка, показан по-долу:

Раздел Офис

Донесете удобни раздели в Excel и други софтуер Office, като Chrome, Firefox и новия Internet Explorer.

Днес ще говорим за ТАБЛИЦИ. Не за таблиците, а конкретно за ТАБЛИЦИТЕ. Точно така Microsoft предложи да нарече онези прекрасни таблици, които ще бъдат обсъдени по-долу. Те се появиха в зародиш в Excel 2003 и там бяха наречени „списъци“. В Excel 2007 те бяха припомнени и преименувани на ТАБЛИЦИ, а това, което всички нормални хора наричаха таблици, сега се предлага да се нарича ДИАПАЗОН. В Русия този подход не се вкорени и защо хората трябва да променят установените термини със задна дата, така че ще наречем ТАБЛИЦИ " умни маси“, и нека оставим масите в техния често използван смисъл.

Интелигентни таблици

Трябва да се признае, че терминът интелигентни таблици улавя доста добре същността на явлението. Наистина, работата с интелигентни таблици в Excel е много по-лесна и по-приятна, отколкото с обикновени. Не всеки обаче знае за тях. Нека запълним тази празнина, защото интелигентните електронни таблици наистина ще променят живота ви и след това няма да искате да се върнете към обикновените електронни таблици.

Защо са необходими?

Тези хора, които работят много в Excel, в крайна сметка разбират, че когато създават своите таблици, трябва да се придържат към определени строги правила.

1. Дайте на всички колони уникални имена на колони.
2. Избягвайте празните колони и редове в таблицата.
3. Не позволявайте разнородни данни в една колона. Ако вече сте решили, че например колона E трябва да съхранява обема на продажбите в части, тогава не е необходимо да въвеждате обема на продажбите там, да речем, в пари за някои от редовете на таблицата.
4. Не обединявайте клетки, освен ако не е абсолютно необходимо.
5. Форматирайте таблицата така, че да изглежда еднакво във всичките си части. Тоест, лесно е да нарисувате решетка и да маркирате заглавията на колоните с цвят.
6. Замразете области, така че заглавието да се вижда винаги на екрана.
7. Задайте филтъра по подразбиране.
8. Вмъкване на ред за междинна сума.
9. Използвайте разумно абсолютите относителни връзкивъв формули, така че да могат да се разтягат без необходимост от промени.
10. Когато работите с таблица, не маркирайте редове/колони извън таблицата. Тази мода, между другото, е много разпространена - изберете целия ред или цялата колона с едно щракване на мишката и го рисувайте. И няма значение, че в таблицата има 100 реда, а в допълнение към тях са боядисани още 1 000 000 реда. И тогава невинно се чудя: „Защо файловете ми тежат толкова много?“

Съответствие с тези прости правилаще ви помогне, ако не да си тръгнете от работа по-рано от вкъщи, то поне да работите по-продуктивно и смислено, овладявайки наистина интересни и сложни неща, а не борейки се с последствията от нехайството си на всяка крачка.

И така, за 13-та версия (Excel 2007), нейните разработчици разгледаха по-отблизо типичните действия на квалифицираните потребители на Excel и ни предоставиха функционалността на интелигентни таблици, за което им благодарим много. Тъй като повечето от това, което току-що изброих, интелигентните таблици или правят автоматично, или правят настройката много лесна.

И така, нека се запознаем с това как се създават интелигентни таблици и какви полезни свойствапритежавам.

1.Създаване на интелигентна маса

Можете да създадете интелигентна маса само с няколко кликвания на мишката. Застанете на която и да е клетка на вашата маса,

1. Метод 1 - на лентата HOME изберете Форматиране като таблица, изберете дизайна, който харесвате (имате налични 60 бр стандартен начинформатиране)
2. Метод 2 - Натиснете Ctrl-T
3. Метод 3 - В лентата INSERT изберете Таблица

2.Форматиране

Ако преди да станете по-умни, вашата таблица е имала форматиране (рамки, цветове на буквите и фона и т.н.), тогава може би трябва да нулирате това форматиране, така че да не „конфликтира“ с форматирането на интелигентната таблица. За да направите това:

1. Изберете цялата таблица - най-лесният начин е да натиснете Ctrl-A (на латиница "A"!) два пъти
2. На лентата НАЧАЛО щракнете върху Стилове на клетки, след това върху Нормален стил

В този случай всички проблеми с форматирането се решават незабавно. Ще трябва обаче да възстановите форматите на клетъчните колони: формат за дата, формат за час, нюанси на числовия формат (като броя на знаците след точка), но това не е много трудно. Във всеки случай зависи от вас да решите дали да нулирате форматирането по този начин или по друг, по-малко „разрушителен“ начин, но трябва да знаете за това.

3. Визуализация на стил на таблица

Чрез менюто Форматиране като таблицаможете да видите как ще изглежда вашата маса, като използвате всички налични стандартен стил. Много удобно и визуално!

4. Други екстри и полезни неща...

1. Редуващ се цвят на ред или колона! Знаете ли, че по-рано за това трябваше да магьосвате за 10 минути с условно форматиранес тамбура и плъши кости!. "А сега се огледайте - какви сгради са ви построили, какви тревни площи са оформили, течаща вода, телевизор, газова кухня, оранжерии, цветни лехи..."
2. Включете общата линия с едно щракване!
3. Филтър по подразбиране
4. Първата и последната колона може да са с удебелен шрифт
5. При превъртане на таблицата колоните се виждат БЕЗ зони на замръзване! Защо ви трябват повече?!

5. Опростен избор на таблици, колони, редове

6. Умната маса има име и може да се променя

Въпреки че интелигентна таблица се появява в диспечера на имена, тя не е напълно еквивалентна на именуван диапазон. Например, не е възможно директно да се използва интелигентна колона на таблица като източник на редове за падащия списък на функцията за валидиране на данни. Трябва да създадете именуван диапазон, който вече препраща към интелигентна таблица, след което работи. И в този случай, този именуван диапазон, ако се добавят нови редове към интелигентната таблица, той се разширява автоматично, което наистина обичам да използвам и горещо ви препоръчвам.

7.Поставяне на резени.

В Excel 2010 има това полезна функциякато филийки. Това са визуални филтри, които могат да се добавят към осеви таблици, както и към интелигентни таблици. Да видим как работи:

8.Структурирани формули.

Структурираните формули работят не с адресите на клетки и диапазони, а с интелигентни колони на таблица, диапазони на колони и специални области на таблици (като заглавки, общи редове, цялата област с данни на таблицата). Нека погледнем:

"Умен" начин на адресиране	За какво се отнася?	Формулата се връща	Стандартен диапазон
=SUM(Резултати)	По подразбиране интелигентна таблица с име „Резултати“ се отнася до своята област с данни	87	B3:E7
=SUM(Резултати[#Данни])	Тази формула ще върне същия резултат, където областта за данни е посочена изрично.	87	B3:E7
=SUM(Резултати[Продажби])	Нека обобщим областта с данни на колоната "Продажби". Ако трябва да създадете именуван диапазон, който ще препраща към интелигентна колона на таблица, трябва да използвате синтаксиса Резултати [Продажби].	54	D3:D7
=Резултати[@Печалба]	Въведохме тази формула в ред 3. @ означава текущия ред, а Profit е колоната, от която се връщат данните.	6	E3
=SUM(Резултати[Продажби]:Резултати[Печалба])	Връзка към диапазона от колони: от колона "Продажби" до и включително колона "Печалба". Обърнете внимание на оператора ":", който създава диапазон.	87	D3: E7
=SUM(Резултати[@])	Формулата беше въведена в ред 3. Тя върна целия ред на таблицата.	11	B3:E3
=БРОЙ(Резултати[#Заглавия])	Преброяване на броя на елементите в #Headers.	4	B2:E2
=Резултати[[#Резултати];[Продажби]]	Формулата връща общия ред за колоната Продажби. Това не е същото като Резултати [Продажби], тъй като получената функция може да бъде различна, например средна стойност.	54	D8

Предупреждение за тези, които обичат да сърфират в чужди сайтове: другари, вземете предвид разликите в регионалните настройки на Русия и западните страни (англоговорящите страни със сигурност). В регионалните настройки има такъв параметър като " Разделител на елементи на списък". Така че на Запад това е запетая, но ние имаме точка и запетая. Следователно, когато пишат формули в Excel, параметрите са разделени със запетаи, а когато пишем, тогава - точка и запетая. Същото важи и за преводните книги навсякъде.

проблеми